15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2)

Suite de mon article sur l’usage du courrier électronique. Pour rassembler les deux parties taper http://bit.ly/15conseilsmail

  • 10 : n’utilisez jamais la messagerie électronique pour stocker des fichiers. Pour cela, utilisez plutôt les wikis ou des espaces SharePoint, Google Docs, skydrive, dropbox ou n’importe quel outil de ce genre. J’ai rencontré une fois un exemple où un petit malin dans une entreprise utilisait la messagerie électronique pour stocker les factures des clients ; le jour de son départ en retraite, la base de données des factures clients a disparu avec lui !

photo cc Yann Gourvennec – http://antimuseum.wordpress.com

  • 11 : très important : ne jamais utiliser la messagerie électronique pour organiser un rendez-vous (sauf à utiliser une invitation de calendrier). Préférez doodle (http://doodle.com) qui vous permettra de proposer les différentes dates à vos interlocuteurs, qui verront ainsi directement leurs disponibilités et celles des autres. Dès que je reçois une proposition de rendez-vous par e-mail, soit j’attends que les organisateurs s’épuisent en messages croisés après avoir supprimé toute communication parasite, soit, si cela est important, j’appelle l’organisateur directement par téléphone. Le temps gagné est inestimable. J’ai vu des exemples où je pouvais organiser un rendez-vous au niveau PDG en moins d’une journée, alors que d’autres de mes camarades qui utilisaient la messagerie électronique mettaient plusieurs mois avant d’en organiser 1 au niveau n-3 ou 4 (et même échouaient souvent …) ;
  • 12 : rédiger des contrats à plusieurs, ou réaliser des tâches complexes qui impliquent plusieurs participants n’est absolument pas compatible avec la messagerie électronique. Au contraire, utiliser la Web conférence (je recommande WebEx) qui depuis 10 ans s’est imposée comme l’outil idéal pour ce genre de tâches ;
  • 13 : envoyer des fichiers attachés est, sauf exception, une mauvaise pratique. Utiliser de préférence soit votre référentiel interne, soit des outils de partage de fichiers comme skydrive ou dropbox. Pour les très gros fichiers, vous pouvez également utiliser des outils comme yousendit.com.
  • 14 : évitez les questions ouvertes et complexes par mail et par écrit. Utiliser d’abord la messagerie instantanée ou le téléphone. Le mail sert essentiellement à confirmer par écrit un accord ou le résultat d’une négociation et on ne négocie pas par écrit ;
  • 15 : garder tous les mails personnels dans une boîte séparée (de préférence en ligne sur Yahoo ou Gmail (ce n’est pas seulement une question d’efficacité, mais aussi de protection de votre vie privée). Évitez d’ailleurs d’utiliser votre messagerie professionnelle pour tout message personnel.

privilégiez partage et communication directe

Rappelez-vous sans faille l’utilisation des outils collaboratifs (anciennement appelé Web 2.0) et des technologies synchrones (téléphone, messagerie instantanée, SMS etc.) à chaque fois que vous recherchez la transparence et l’interaction, ou que vous avez besoin d’une réponse à une question complexe.

Enfin, et surtout, n’envoyez jamais de mail à une personne que vous pourriez voir directement au bout du couloir ou à côté de de votre bureau, la communication directe et personnelle est tellement plus agréable et efficace !

La messagerie électronique peut être un outil utile, mais mal utilisée, son impact sur la productivité peut-être dévastateur.

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (1/2)

computer-large1 an et demi après l’annonce faite par Thierry Breton, le patron d’ATOS, relative à la suppression de la messagerie interne à horizon 2014, renforcée il y a peu par leur rachat de blueKiwi à 3ds, force est de constater que les progrès dans l’utilisation de la messagerie électronique dans la vie professionnelle de tous les jours sont quasiment nuls ! Ceci n’est d’ailleurs pas une découverte. J’utilise l’e-mail interne depuis 1988, date à laquelle je travaillais chez Unisys, un des précurseurs de l’informatique connectée. 24 ans après, et de nombreux articles plus tard (voir ici une “antiquité” de l’an 2000), je continue à pester tous les jours contre l’utilisation inadéquate de cet outil pourtant utile s’il est bien maîtrisé. Voici donc traduit en Français un article paru il y a 2 ans en Angleterre, qui tente encore une fois d’éduquer l’utilisateur dans son usage quotidien de cet outil tristement populaire. Il paraît qu’une des vertus de l’éducation est de se répéter … (soupirs !)  [Pour rassembler les deux parties taper http://bit.ly/15conseilsmail]

le manager du 21ème siècle, un hamster tournant dans une roue ?

l’e-mail : l’antithèse d’un outil collaboratif

Le mail reste un des outils favoris des utilisateurs pour partager et collaborer ce qui me laisse dubitatif dans la mesure où c’est justement l’antithèse d’un outil collaboratif (puisqu’il est asynchrone). Dans tous les cas, au-delà d’un certain mauvais niveau d’utilisation, hélas souvent atteint, la messagerie électronique cesse d’avoir un impact positif sur la productivité. Ceci est particulièrement vrai dans les grandes entreprises. À une période où, paradoxalement, chacun parle de productivité et d’efficacité dans un monde où tout s’accélère, force est de constater que de nombreuses pratiques méritent d’être corrigées afin de préserver l’utilité et l’efficacité de cet outil.

Voici donc mes 15 conseils pour rester maître de sa boîte e-mail avant que celle-ci ne prenne le pouvoir sur votre agenda :

  • 1 : renvoyez tous les messages où vous êtes en copie dans un répertoire tampon en utilisant une règle de redirection (je l’appelle affectivement mon « purgatoire »). La plupart du temps, je m’aperçois qu’il n’y a pas de raison de perdre du temps ni de garder ces messages pour lesquels je suis juste en copie et non en action. J’estime à grosses mailles que ceci m’épargne la lecture de 100 à 200 messages par jour et me fait gagner plus d’une heure de travail tous les jours ;
  • 2 : les messages qui ont plus de 6 mois ne sont pas non plus très utiles. Je prends donc soin soit de les supprimer, soit de les archiver, mais ce dont je me suis rendu compte c’est qu’il est rare que je revienne un message qui a plus d’1 ou 2 mois. Dans le cas contraire, je transfère systématiquement les messages importants, ou plus particulièrement les documents méritant d’être conservés, sur le référentiel de mon équipe (nous utilisons SharePoint mais n’importe quel outil pourrait faire l’affaire) ;
  • 3 : tous les messages que je reçois sont triés dans les meilleurs délais en fonction de plusieurs catégories qui sont les suivantes :
  • · action requise : il faut faire quelque chose, de façon plus ou moins urgente
  • · information : à lire rapidement et à trier le plus vite possible ou à supprimer
  • · commercial : soit pertinent soit c’est un spam (beaucoup sont des spams, les approches commerciales passent quasi exclusivement via LinkedIn aujourd’hui)
  • · sans intérêt : à supprimer immédiatement et sans discernement
  • · messages inappropriés : les messages trop longs qui pourraient être remplacés par des conversations téléphoniques (un grand nombre de messages internes sont hélas dans cette catégorie)
  • · messages carrément insultants : les messages dans lesquels les gens s’épanchent ou déversent leur fiel, de préférence en copiant le monde entier. Je supprime systématiquement ce genre de messages et tente d’approcher l’envoyeur le plus vite possible par communication directe (messagerie instantanée au téléphone ou mieux encore, physique)

en règle générale je tente de ne jamais avoir plus de 8 à 10 mails dans ma boîte de réception à un instant « t »

  • 4 : n’envoyez pas de mails la nuit. Les messages envoyés après minuit ne prouvent pas que vous êtes un professionnel dédié à votre métier, mais montrent tout bêtement que vous êtes mal organisés. Dans certaines entreprises le système ne vous laisserait même pas envoyer le message dans la mesure où il le considérait inapproprié car en dehors des heures de travail ;
  • 5 : Envoyez moins de messages et vous en recevrez moins. C’est aussi simple que ça (au début de ma signature, je rajoute toujours une mention [NO THANKS/RESPONSE NEEDED] ce qui évite la pollution électronique ;
  • 6 : n’envoyez pas de messages de plus de 2 paragraphes (sauf exception ou compte-rendus) : pour cela, lisez la charte d’utilisation des outils électroniques de Joe Robinson ;
  • 7 : si vous utilisez Outlook, votre première action au moment du paramétrage de votre boîte e-mail est de supprimer l’option « envoyer immédiatement un message une fois connecté » (voir le didacticiel) ;
  • 8 : ne laissez pas votre boîte e-mail ouverte toute la journée, et préférez à cette méthode l’allocation d’une période dédié à cette activité ; lire son mail de façon continuelle est très consommateur de temps et perturbant pour les tâches en cours et vous fera perdre du temps et de l’efficacité en même temps qu’il vous incitera à envoyer trop de messages (et donc à en recevoir trop aussi). Si vous êtes cadre et que vous pensez que votre métier est d’utiliser le mail à 100% 24 heures sur 24, changez de métier, vous êtes devenu un « ouvrier spécialisé du mail » ;
  • 9 : si vous recevez un message de plus de 2 paragraphes envoyés par quelqu’un qu’il a fallu le conseil numéro 6, considérez qu’un coup de téléphone ou un message instantané rapide pourra résoudre la ou les questions bien plus efficacement qu’une longue réponse littéraire par écrit ;

… à suivre via http://bit.ly/15conseilsmail

L’OREAL réconcilie mobile et point de vente

Le mobile ne permet pas uniquement de générer du trafic en magasin. L’Oréal nous délivre en ce sens les points clés d’une stratégie crosscanal réussie.

Afin de promouvoir la gamme de produits VICHY, la célèbre marque de cosmétique a lancé une campagne promotionnelle via l’application mobile Razor à valoir le temps d’un week-end auprès des magasins de l’enseigne DUANE READE implantés à NEW YORK.

L’offre promotionnelle consistait en un diagnostic personnalisé de votre peau offert par la gamme VICHY ; A l’issue du diagnostique, des échantillons des produits de la gamme VICHY adaptés aux besoins du consommateur ciblé étaient offerts.

Afin de mettre en œuvre sa stratégie, L’OREAL s’est appuyée sur

  • Un réseau de distribution
  • Une application mobile dédiée aux ‘deals’ bénéficiant d’une forte notoriété

Les facteurs ayant contribué au succès de cette opération sont les suivants :

  • Le ciblage et/ou géolocalisation

Une notification a été adressée à près de 50 000 détentrices de l’application via leur géolocalisation

  • La notion de temps

L’offre n’était en effet valable qu’un week-end : son caractère ‘éphémère’ n’est pas sans rappeler les codes des groupons et autres ventes privées. Le caractère de l’offre appelait donc à la ‘spontanéïté’ des consommatrices

  • La récompense : En guise d’incentive, des échantillons étaient offerts

Les magasins ayant participé à l’opération affirment avoir enregistré une hausse de 70% de leurs ventes.

Cette opération permet d’illustrer la tendance fameuse tendance SOLOMO – Social, Local, Mobile – et cette fois-ci, le LOCAL y joue un rôle déterminant.

Enfin, pour prolonger la discussion, CLINIC, autre marque de cosmétique, a fait le choix d’une stratégie ‘Shop as you go’ via un site de m-commerce en réalité augmentée en s’appuyant sur l’application mobile ‘Blippar’ – voir la video ci-dessous pour démonstration. La marque n’est donc plus tributaire d’un point de vente physique pour vendre !!

Ce qu’il faut retenir ? Le mobile impacte le parcours du shopper et modifie le rapport au point de vente. Le paiement mobile est incontestablement la clés pour davantage de praticité et simplicité dans l’acte d’achat. Enfin, certains usages du mobile permettent de dépasser les clivages clic vs mortar, comme par exemple l’application mobile Ebay Now.

NDLR : l’application VICHY est propulsée par Blippar.com, une startup déjà primée cette année au MWC2012 de Barcelone et à LeWeb à Londres en Juin 2012.

Les réseaux sociaux font-ils vendre ? Heinz partage son retour d’expérience

Par ces temps de crise, les chefs de produit et autres professionnels du marketing doivent être en mesure de démontrer le R.O.I des réseaux sociaux. Dans cette optique, de nombreuses questions se posent : Comment transformer un fan en consommateur actif ? Les réseaux sociaux incarnent-ils les réseaux de distribution de demain ? Le social shopping est-il l’avenir de Facebook ?

Dans un article de E-consultancy, la marque Heinz partage son retour d’expérience car en matière de réseaux sociaux, rien de tel qu’expérimenter avant de parler …

La célèbre marque de Ketchup a en effet vendu via Facebook dans les configurations suivantes :

  1. Lancement d’un Ketchup au vinaigre balsamique
  2. Personnalisation de conserves au nom de son choix (à offrir à un ami par exemple) pour promouvoir la Tomato Soup ‘Get Well’

Si l’engouement pour ces opérations était au rendez-vous, des critiques ont néanmoins été émises sur le process d’achat :

  • La confirmation de commande n’était pas adressée directement sur l’email personnel du consommateur
  • Facebook n’inspire pas la confiance quand à la sécurisation des données bancaires lors d’un achat : pour pallier à ce frein, la marque a ainsi eu recours à Paypal lors de la seconde opération

Une marque ne peut donc pas avoir recours à un réseau social – en l’occurrence Facebook – comme réseau de distribution sans tenir compte de toute la e-logistique qui va avec, au risque de nuire à son image :

  • Sécurisation des données
  • Email de confirmation de commande voire même suivi de l’état de la livraison en temps réel
  • Interface des données : stock, bdd consommateurs

Vous l’aurez-compris, Facebook n’est pas un réseau de distribution comme un autre. S’il permet de gagner en visibilité, l’utiliser en permanence comme canal de vente n’est pas une solution. Deux critères sont donc à intégrer à votre stratégie :

  • L’innovation : la mise en avant du produit vendu doit se justifier par une réelle valeur ajoutée
  • La limitation dans le temps ou Edition limitée :  le caractère ‘éphémère’ –à la manière des ‘deals’ de’ Ventes privées’ et autres Groupon permet au consommateur de se sentir privilégié …

Afin de prolonger la discussion et ouvrir la discussion :

la tournée 2012 du bus des blogueurs en Silicon Valley (17-22 Sept)

the Orange Silicon Blogger Bus tour

Ce n’est ni mon premier voyage de blogueurs, ni ma première visite dans la Silicon Valley. Et pourtant c’est sans doute le voyage d’étude le plus intéressant que j’aie jamais organisé depuis 5 ans. C’est pourquoi je ne peux m’empêcher de partager l’engouement de Glenn Le Santo et son article publié sur le blog Orange Live Blog qui servira de plateforme de reportage pour le voyage en Septembre. Attendez-vous à de nombreux articles préparatoires sur ce voyage d’ici à Septembre, mais pour l’instant, nous allons recharger nos batteries afin d’être en super forme pour cette nouvelle aventure. Bon été à toutes et tous.

L’Orange Blogger Bus Tour à la conquête de la Silicon Valley | live Orange blog.

Article écrit par Glenn Le Santo.

Je suis excité comme une puce ! Ou alors comme un enfant le soir avant Noël. Pourquoi ? Parce que je suis l’un des 13 blogueurs d’Europe, d’Australie et de Chine à avoir été convié par Orange à participer à un blogger bus tour de San Francisco et de la Silicon Valley au mois de septembre.

Au cours de ce voyage en Californie, nous irons découvrir comment fonctionne la Silicon Valley. Nous voulons jeter un coup d’œil d’un peu plus près à la culture de la Bay Area et partir à la rencontre des compagnies, des institutions et des individualités qui font de ce lieu mythique un leader dans le domaine de l’innovation et de la technologie. La région a vu naître les géants que sont HP et Apple, et Facebook et Twitter par la suite, et nous voulons savoir comment cela se produit et aussi si cette tendance va se perpétuer à l’avenir. Car plusieurs observateurs (tel que Paul Graham, de Y Combinator) pensent que l’IPO de Facebook pourrait signifier la fin du long règne de la Silicon Valley. Pour nous aider dans notre mission, nous avons prévu de rendre visite à de nombreuses compagnies dans la Bay Area, petites et grandes.

Nous rencontrerons donc Adobe, Swipp, Eventbrite et bien d’autres – la liste comporte 25 noms d’entreprises, plusieurs incubateurs et nous sommes encore à la recherche d’hôtes (contactez @lesanto si vous avez des suggestions). Nous rendrons également visite au MIT/Stanford University VLAV venture lab, qui est au centre du développement dans la Valley. Nous voulons découvrir l’environnement dans lequel évoluent les acteurs majeurs du milieu et ressentir la ferveur qui anime la Valley.

via L’Orange Blogger Bus Tour à la conquête de la Silicon Valley | live Orange blog.