4 exemples concrets d’open data, open innovation et open source – #uemedef12

Ce n’est pas seulement une vision utopique : même l’EDF met ses outils de simulation en open source : bienvenue dans la culture du partage et de l’innovation

innovationL’ouverture des données, des sources, des documentations et de l’innovation, ce n’est pas seulement un concept. “Les risques de vol de propriété intellectuelle existent” a dit Mme Tournassoud de SNCF  Transilien lors de ce débat de l’université du MEDEF. En fait, paradoxalement, c’est le fait de savoir que ce risque existe, qui fait que l’entreprise peut se “déstresser” car “rien n’interdit à personne de vérifier le taux de régularité” des transports. Ce qui motive, c’est le savoir que “le bénéfice dépasse les risques” a ajouté la responsable du transporteur français. Mais cette ouverture et ce désir de transparence et de collaboration n’est pas seulement l’apanage des sociétés publiques ; des sociétés comme Somfy l’ont démontré aujourd’hui au Medef. Une leçon de management fondamentale, à l’inverse des croyances et des mythes de l’innovation.

débat animé par Amaury de Buchet (UlyssCo/ESCP), avec la participation de :

  • Frédérique Finiti-Broisin (Somfy)
  • Philippe Galland (Alfersco – société 100% open source)
  • Stéphane Andrieux (EDF R&D)
  • Françoise Tournassoud (SNCF Transilien)

image[une vision ouverte de l’entreprise]

EDF : les plans des centrales nucléaires en open data ?!

  • la R&D d’EDF c’est environ 2000 personnes et le but de ce service est d’élaborer des outils de simulation (ex: le logiciel de simulation de résistance aux séismes de Fessenheim). EDF a décidé de mettre ces logiciels en open source avec leur documentation, sous la supervision des autorités de sûreté).
  • Le premier but était de créer une communauté pour fiabiliser les logiciels et démontrer les outils, ainsi que de permettre d’aller en direction des universités afin de créer un pool de gens familiers des principes d’EDF
  • 6 grands logiciels sont en open source. Le logiciel “Code_Aster” (www.code-aster.org : 1.6m lignes de codes) est le plus gros et a représenté une cinquantaine de millions d’euros d’investissement.
  • les réticences ont été vite surmontées grâce à la communauté a ajouté monsieur Andrieux car “quand on a une communauté bienveillante, il n’y a pas de problème”.

Transilien ouvre entièrement le kimono

image

[Mme Tournassoud de la SNCF Transilien]

  • démarche d’open data et open innovation lancée par la direction de “manière volontariste”.
  • Pourquoi ? et pourquoi si rapide ? (décision 2011, mise en œuvre dès début 2012) : 3 m de déplacements dans les trains et les RER de la SNCF chaque jour et il y a un grand phénomène, c’est la saturation des lignes (augmentation du trafic de 30% depuis 20 ans).
  • La grande priorité de la direction c’est qu’on trouve rapidement des leviers d’amélioration de la qualité de service au quotidien. Cela a semblé être une démarche très forte et les objectifs sont :
  • s’inscrire dans l’écosystème de l’île de France avec une vraie capacité de déployer plus de services dans cet écosystème
  • une vraie transformation de l’entreprise en allant plus vite et en mettant en place un changement culturel : “on n’a pas une exclusivité de l’idée francilienne”
  • développement de 4 pans : 1) aller chercher les idées des clients en félicitant les gagnants qui ont été désignés par leurs pairs et non par l’entreprise (voilà qui est courageux) 2) l’ouverture des données 3) aider les développeurs pour qu’ils puissent faire naître les applications ; création d’un “hackathon” en juin 4) interne : porter aussi l’innovation à l’intérieur du transilien ; lancement d’un “hackday” pour initier les idées de produits en support des clients.
  • ex : un participant a proposé une application qui conseille le client pour optimiser son trajet en fonction de la charge et de l’encombrement
  • “la structure fermée de nos entreprises est dépassée” a avancé Mme Tournassoud, mais il faut être très courageux et avoir “beaucoup d’audace”. “Ce qui a fait basculer la décision, c’est le fait que cette démarche était entièrement orientée client”.

Ceci étant, la démarche ne s’impose pas à tous de la même façon, témoin cet article sur la ratp et ses revirements sur l’ouverture de ses données de trafic et d’horaires.

Somfy  : une ouverture progressive

  • Somfy est un des leaders de l’automatisme domotique ; c’est une société jeune d’à peine 40 ans
  • 1ère démarche : créer un consortium industriel dans le secteur
  • création d’une technologie (e-home control) créée en partenariat avec Velux qui a un métier proche. Le but est d’avoir une technologie radio native et compatible. Cette technologie a été créée et mise à disposition d’autres industriels qui deviennent partenaires des deux créateurs.

  • 2ème démarche : permettre l’échange des données (2007)
  • faire évoluer la technologie vers l’Internet et permettre les automatismes d’évoluer vers les équipements de la maison.
  • l’idée a été de fonder une spin-off avec un dirigeant créateur et actionnaire. Une société a été créée qui a été gardée séparément
  • 3ème étape : pour mi année 2013, Somfy prévoit d’ouvrir son SDK (Software Development Kit) en open source afin de générer plus d’innovation

AlFresco : éditeur de logiciel open source et entreprise open source

  • cette société a été fondée par le fondateur de Documentum John Newton, et est “une société spécialisée dans le référentiel d’entreprise”, données souvent les moins bien gérées dans l’entreprise.
  • La réalité terrain c’est que tous les jours on est loin des concepts qui sont présentés dans les conférences et le besoin est en fait beaucoup plus simple, c’est surtout un enjeu de classement et de récupération des données. “La réalité est souvent beaucoup plus simple”.
  • Mais l’éditeur ne fait pas que réaliser des logiciels open source, c’est aussi une entreprise open source, qui accepter d’écraser ses marges, de mettre tous les plans de développement sur Internet “dès le premier jour”. C’est ce qui est le plus important a dit M. Galland, c’est de créer l’écosystème
  • Depuis la création d’Alfresco, 4m de téléchargements ont été réalisés et le logiciel est présent dans 140 pays.
4 exemples concrets d’open data, open innovation et open source – #uemedef12 was last modified: septembre 20th, 2014 by Yann Gourvennec

quelques tendances du marketing digital – #uemedef12

Aujourd’hui dans le cadre de l’université du MEDEF à Jouy en Josas (campus de HEC), nous avons débattu des tendances du digital en 2012-2013. Pour ce faire, un superbe panel d’une quarantaine de blogueurs était présent dans la salle blogueurs que nos lecteurs connaissent bien depuis 5 ans que nous allons à l’université du MEDEF. Le débat était animé par :

  • Emmanuel Vivier (Hubinstitute.com)
  • Richard Menneveux (FrenchWeb.fr)
  • Vincent Ducrey (Hubinstitute.com)
  • Thomas Jamet (agence Moxie)

Je traiterai ici de quelques points qui m’ont semblé particulièrement intéressants :

Université d'été du MEDEF

IPO de Facebook : succès ou échec ?

  • Richard Menneveux estime que cette IPO, malgré les difficultés de monétisation et de valorisation, est un succès. L’afflux d’action (mécanisme naturel financier selon lui) a forcément fait baisser la valeur.
  • Cela a fait réagir la salle. Un blogueur (non identifié) a estimé que “Facebook n’a pas été créé pour être une cas machine, la valeur va tomber à 7$ et elle remontera).
  • Thomas Jamet a dit que les agences se posent aussi la question du “fameux ROI”, mais aussi que “Facebook reste un canal extrêmement puissant et la valeur est là”. Par contre, Facebook a besoin de réfléchir à son modèle d’innovation publicitaire vs. une marchandisation à outrance des données personnelles des utilisateurs. Ceci étant, Facebook est devenu quasiment un “service public” et il ne sera pas possible selon lui de faire payer l’accès.
  • Emmanuel Vivier a rappelé que les médias sociaux ne se limitent pas à quelques outils et qu’il y a “plein de sous-communautés très intéressantes ; le tort des annonceurs étant de chercher la facilité”. On pourrait également dire, et je me le permettrai, que les clients cherchent à reproduire les modèles publicitaires classiques.
  • Laurent Baccin (pas de garantie sur l’othographe du nom) a signalé qu’il ne fallait tout regarder comme un support de marketing direct, il “faut aussi faire de la communication” et chercher le ROI immédiat partout n’est pas une solution. Après tout, qui a dit qu’il fallait automatiquement cliquer pour avoir perçu un message ? Il existe une foultitude de contre-exemples
  • Richard Menneveux est revenu sur le fait que les métriques sont très disparates et que les outils de fusion des métriques sont encore naissants et feront leur apparition bientôt.
  • François Momboisse Président de la FEVAD a exprimé que le paradigme a changé. Les sites Web et notamment les sites marchands étaient dans le syndrome “marketing direct” mais les choses ont changé avec l’avènement des médias sociaux.

n’hésitez pas à donner votre avis sur ce sujet qui a divisé la salle sans qu’on puisse arriver à une conclusion tranchée

Le buzz-word “digital” va-t-il disparaître ?

  • le véritable enjeu selon Pierre Philippe Cormeraie et Thomas Jamet est de faire sortir le digital du silo et de faire en sorte que tout le monde dans l’entreprise se le soit approprié
  • plusieurs des blogueurs sont également allés dans ce sens y-compris moi-même

Le Web est-il américain ?

  • Frenchweb a rencontré des Français dans toutes les entreprises américaines, et qu’il “faut avoir une vue plus globale du phénomène” ; et de rappeler que le “co-fondateur de LinkedIn était Français”. Mais le problème est de passer le premier cap du financement car “peu de startups ont tendance à développer leur vision et de peu se préoccuper de l’accueil de l’innovation par les clients”. “le trait de caractère des Français est tel qu’ils peuvent passer 3-4 ans sans trouver leurs clients”. La tendance lourde cependant est que les Français créent des entreprises en France, mais surtout à l’étranger … c’est là la tendance majeure selon Richard Menneveux.
  • Cependant, Richard a précisé “qu’il est difficile de comparer des marchés où les devices et les usages – notamment en Corée – sont très différents de ce que nous avons en France”.  La 4G par exemple est vue très différemment en Asie qu’en Europe, où elle est encore naissante a ajouté le fondateur de Frenchweb.fr

… et bien d’autres sujets mais il n’est pas possible de tout traiter ici !

quelques tendances du marketing digital – #uemedef12 was last modified: mars 10th, 2016 by Yann Gourvennec

le travail entre souffrance et réalisation de soi – débat au MEDEF 2012 #uemedef12

“Le travail définit ce que nous sommes” a posé comme postulat Frédéric Ferrer, le consultant qui présentait le débat d’aujourd’hui sur le travail. En ces temps de chômage, il est pourtant toujours d’usage que ce soit lui, le travail, qui définisse la personne. La preuve, dans une soirée, pour se présenter, la question posée est toujours “que faites-vous dans la vie ?”. Alors, qu’y-a-t-il de plus stressant en 2012, travailler ou ne pas travailler ?

avec

  • le Général Artur (Armée de Terre)
  • Michel Sapin (ministre du travail)
  • Stéphane Richard (PDG d’Orange)
  • AB Voloir (Avocat)
  • Xavier Manzano (prêtre et théoricien)
  • JP Letartre (CEO de Ernst & Young)
  • Patrick Perron (CDFT)
  • Patrick Werquin (Professeur au Cnam)

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[les panélistes du débat sur le travail à l’université du MEDEF 2012]

L’armée livre la guerre à la fatalité du malaise français du travail : qu’attend-on pour répliquer ?

Le travail, je me souviens, c’était le sujet de philosophie et de sciences humaines de ma première année de prépa, il y a maintenant quelques années. Mais le débat n’a pas changé sur le fond. Certes, le centre de la discussion s’est un peu déplacé car en 1980 on parlait surtout du “travail en miettes” (G Friedmann) car on n’était pas encore sorti de cette société industrielle, où la quête de sens était le problème de base posé par le taylorisme. Aujourd’hui, dans une société post-industrielle (78% du PIB dans le service en France en 2010), ce mode de travail  – largement déplacé en Chine et autres PVD – n’est plus le centre du débat, mais au lieu de supprimer cette quête de sens, celle-ci a été au contraire renforcée.

Les cadres seraient-ils devenus les OS du 21ème siècle ? Sans aller jusque là, les populations d’encadrement, désormais majoritaires, même quand elles ne dirigent pas, sont elles-aussi fondamentalement en quête de sens ; témoins les consultants haut-de-gamme de Ernst & Young qui “n’acceptent plus le bullshit” selon leur patron et se demandent comment et quand ils pourront être autre chose que des “citrons pressés”.

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[Michel Sapin a livré un réquisitoire contre le processus de licenciement jugé “insécurisant pour les entreprises et pour les employés”

A l’autre bout du spectre, ce chiffre rappelé par Michel Sapin, les populations délaissées, comme ces “57% de sans emploi dans les quartiers nord d’Amiens” qui sont à aujourd’hui complètement sortis du système ‘(les “décrocheurs” comme les décrit le Général Artur). Même le Ministre a affirmé avec conviction “qu’il ne fallait pas avoir peur des mots” et qui a même reconnu que “les conditions de licenciement actuelles en France [n’étaient] sécurisantes ni pour les employés, ni pour les entreprises”.

Un discours courageux, mais aussi des interrogations lorsqu’on entend ce débat – très pluraliste – où tous les bords même opposés semblent être d’accord sur les concepts et les termes (flexi-sécurité, dialogue social, formation, respect etc.) mais où peu de réalisations concrètes ont été présentées lors de ce débat … sauf, et c’est le paradoxe, par le Général Artur, qui d’un ton martial et volontaire, a démontré la véritable volonté de réaliser quelque chose, de sortir de la fatalité et de partir à l’assaut de la formation des “jeunes qui ont décroché”.

Un exemple qu’on aimerait voir répliqué aussi dans les entreprises, sur le terrain, avec une bonne dose d’optimisme et de volontarisme. Après tout, c’est bien le rôle des patrons et donc du public des universités du Medef …

Les notes prises lors du débat

Michel Sapin a insisté sur l’importance de “quantité de travail” car il l’a confirmé, la réalité est la rareté du travail, avec “une augmentation du chômage aussi forte qu’au plus fort de la crise en 2008 et 2009” mais avec des niveaux beaucoup plus élevés a-t-il ajouté car “on ne peut nier que les 3 millions ont été passés”. La 2ème crise est celle de ‘”l’accès au travail”. Car, les premières victimes sont les jeunes qui n’ont justement jamais travaillé. La troisième crise est celle de “la relation au travail” avec le problème du dialogue social – un point sur lequel Laurence Parisot a plus qu’insisté lors de son intervention du matin sur France Culture”. Le Ministre a proposé comme remèdes à ces crises:

  • l’exigence : exigence des partenaires sociaux envers l’Etat et réciproquement ;
  • l’action : même s’il existe “un mythe destructeur des 100 jours” ;
  • le dialogue : c’est “l’enjeu fondamental de ce que nous voulons mettre en œuvre avec les négociations qui vont s’ouvrir” a précisé le ministre, tout en prônant le “dialogue à la française” sans pour autant le définir.

le secteur de la téléphonie est un “secteur protégé” … mais

[transparence : je suis directeur de l’Internet chez Orange]

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[Stéphane Richard à l’université du MEDEF aujourd’hui]

Stéphane Richard a ensuite pris la parole pour exprimer que cette question de l’emploi, pour tout chef d’entreprise, “est une question prioritaire et qu’il y a un sentiment d’urgence”. “Le travail crée le travail” a-t-il poursuivi en soulignant ainsi que ce qui permettait de créer des emplois, c’était la création d’entreprise et “non du côté du secteur public” a-t-il dit (applaudissements spontanés de la salle). “il faut distinguer la situation des entreprises plongées dans la compétition internationale” et “les secteurs protégés, où il y a plus de marges de manœuvre”. “La téléphonie mobile fait partie de cette catégorie” a-t-il dit. Interpelé sur le lancement du quatrième opérateur, Stéphane Richard a confirmé que “cet événement est très bien pour le consommateur à court terme, mais que cela va avoir un impact négatif sur l’emploi en France”.  Stéphane Richard a insisté sur son engagement à soutenir l’emploi et notamment dans le cadre de l’introduction de ce nouvel opérateur : “nous accueillons 5000 jeunes en alternance chaque année et nous allons augmenter ce chiffre” a-t-il précisé. “Nous allons bientôt faire des annonces sur notre programme de recrutement dans le futur, même si ce n’est pas au niveau de ce qui a été fait dans le passé”. Une action particulièrement nécessaire a ajouté le patron de France Telecom-Orange car “notre population est assez âgée”.

Interpelé sur le contrat social de France Télécom, Stéphane Richard a indiqué que “le climat social est apaisé mais qu’il faut toujours rester vigilant”. Le dialogue social est aussi selon lui une pratique quotidienne dans l’entreprise, et que “le progrès passera par le respect des uns et des autres, y-compris du respect des patrons qui sont des hommes et des femmes d’engagement” a précisé le patron de l’opérateur historique. Et d’ajouter ce problème français qui “est figé sur un dialogue agressif et d’un manque de dialogue social” apaisé. Il a également plaidé pour “que les entreprises profitables puissent faire des restructurations” car il est plus difficile et souvent trop tard de réaliser ces restructurations lorsqu’il est trop tard ; une saillie largement applaudie par la salle qui est acquise à la cause.

Stéphane Richard a aussi plaidé pour l’usage des téléphones portables, souvent accusés de faire travailler les employés 24 heures sur 24, mais qui sont “aussi responsables d’avoir laissé entrer la vie privée dans l’entreprise”, deux phénomènes symétriques qui ne sont pas un problème si une bonne mesure est gardée selon le patron de France Telecom-Orange. Une position corroborée par le patron de E&Y, Jean-Pierre Letartre qui a lancé un réquisitoire contre “les mails envoyés la nuit par les managers”, une position que je partage au point d’avoir publié régulièrement sur ce sujet et encore cette semaine.

La CFDT , via son représentant Patrick Perron, a quant à elle reconnu “l’exemplarité de France Télécom qui a pris conscience du travail nécessaire quant au rôle du manager de proximité”.

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le travail entre souffrance et réalisation de soi – débat au MEDEF 2012 #uemedef12 was last modified: août 30th, 2012 by Yann Gourvennec

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2)

Suite de mon article sur l’usage du courrier électronique. Pour rassembler les deux parties taper http://bit.ly/15conseilsmail

  • 10 : n’utilisez jamais la messagerie électronique pour stocker des fichiers. Pour cela, utilisez plutôt les wikis ou des espaces SharePoint, Google Docs, skydrive, dropbox ou n’importe quel outil de ce genre. J’ai rencontré une fois un exemple où un petit malin dans une entreprise utilisait la messagerie électronique pour stocker les factures des clients ; le jour de son départ en retraite, la base de données des factures clients a disparu avec lui !

photo cc Yann Gourvennec – http://antimuseum.wordpress.com

  • 11 : très important : ne jamais utiliser la messagerie électronique pour organiser un rendez-vous (sauf à utiliser une invitation de calendrier). Préférez doodle (http://doodle.com) qui vous permettra de proposer les différentes dates à vos interlocuteurs, qui verront ainsi directement leurs disponibilités et celles des autres. Dès que je reçois une proposition de rendez-vous par e-mail, soit j’attends que les organisateurs s’épuisent en messages croisés après avoir supprimé toute communication parasite, soit, si cela est important, j’appelle l’organisateur directement par téléphone. Le temps gagné est inestimable. J’ai vu des exemples où je pouvais organiser un rendez-vous au niveau PDG en moins d’une journée, alors que d’autres de mes camarades qui utilisaient la messagerie électronique mettaient plusieurs mois avant d’en organiser 1 au niveau n-3 ou 4 (et même échouaient souvent …) ;
  • 12 : rédiger des contrats à plusieurs, ou réaliser des tâches complexes qui impliquent plusieurs participants n’est absolument pas compatible avec la messagerie électronique. Au contraire, utiliser la Web conférence (je recommande WebEx) qui depuis 10 ans s’est imposée comme l’outil idéal pour ce genre de tâches ;
  • 13 : envoyer des fichiers attachés est, sauf exception, une mauvaise pratique. Utiliser de préférence soit votre référentiel interne, soit des outils de partage de fichiers comme skydrive ou dropbox. Pour les très gros fichiers, vous pouvez également utiliser des outils comme yousendit.com.
  • 14 : évitez les questions ouvertes et complexes par mail et par écrit. Utiliser d’abord la messagerie instantanée ou le téléphone. Le mail sert essentiellement à confirmer par écrit un accord ou le résultat d’une négociation et on ne négocie pas par écrit ;
  • 15 : garder tous les mails personnels dans une boîte séparée (de préférence en ligne sur Yahoo ou Gmail (ce n’est pas seulement une question d’efficacité, mais aussi de protection de votre vie privée). Évitez d’ailleurs d’utiliser votre messagerie professionnelle pour tout message personnel.

privilégiez partage et communication directe

Rappelez-vous sans faille l’utilisation des outils collaboratifs (anciennement appelé Web 2.0) et des technologies synchrones (téléphone, messagerie instantanée, SMS etc.) à chaque fois que vous recherchez la transparence et l’interaction, ou que vous avez besoin d’une réponse à une question complexe.

Enfin, et surtout, n’envoyez jamais de mail à une personne que vous pourriez voir directement au bout du couloir ou à côté de de votre bureau, la communication directe et personnelle est tellement plus agréable et efficace !

La messagerie électronique peut être un outil utile, mais mal utilisée, son impact sur la productivité peut-être dévastateur.

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2) was last modified: août 29th, 2012 by Yann Gourvennec

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (1/2)

computer-large1 an et demi après l’annonce faite par Thierry Breton, le patron d’ATOS, relative à la suppression de la messagerie interne à horizon 2014, renforcée il y a peu par leur rachat de blueKiwi à 3ds, force est de constater que les progrès dans l’utilisation de la messagerie électronique dans la vie professionnelle de tous les jours sont quasiment nuls ! Ceci n’est d’ailleurs pas une découverte. J’utilise l’e-mail interne depuis 1988, date à laquelle je travaillais chez Unisys, un des précurseurs de l’informatique connectée. 24 ans après, et de nombreux articles plus tard (voir ici une “antiquité” de l’an 2000), je continue à pester tous les jours contre l’utilisation inadéquate de cet outil pourtant utile s’il est bien maîtrisé. Voici donc traduit en Français un article paru il y a 2 ans en Angleterre, qui tente encore une fois d’éduquer l’utilisateur dans son usage quotidien de cet outil tristement populaire. Il paraît qu’une des vertus de l’éducation est de se répéter … (soupirs !)  [Pour rassembler les deux parties taper http://bit.ly/15conseilsmail]

le manager du 21ème siècle, un hamster tournant dans une roue ?

l’e-mail : l’antithèse d’un outil collaboratif

Le mail reste un des outils favoris des utilisateurs pour partager et collaborer ce qui me laisse dubitatif dans la mesure où c’est justement l’antithèse d’un outil collaboratif (puisqu’il est asynchrone). Dans tous les cas, au-delà d’un certain mauvais niveau d’utilisation, hélas souvent atteint, la messagerie électronique cesse d’avoir un impact positif sur la productivité. Ceci est particulièrement vrai dans les grandes entreprises. À une période où, paradoxalement, chacun parle de productivité et d’efficacité dans un monde où tout s’accélère, force est de constater que de nombreuses pratiques méritent d’être corrigées afin de préserver l’utilité et l’efficacité de cet outil.

Voici donc mes 15 conseils pour rester maître de sa boîte e-mail avant que celle-ci ne prenne le pouvoir sur votre agenda :

  • 1 : renvoyez tous les messages où vous êtes en copie dans un répertoire tampon en utilisant une règle de redirection (je l’appelle affectivement mon « purgatoire »). La plupart du temps, je m’aperçois qu’il n’y a pas de raison de perdre du temps ni de garder ces messages pour lesquels je suis juste en copie et non en action. J’estime à grosses mailles que ceci m’épargne la lecture de 100 à 200 messages par jour et me fait gagner plus d’une heure de travail tous les jours ;
  • 2 : les messages qui ont plus de 6 mois ne sont pas non plus très utiles. Je prends donc soin soit de les supprimer, soit de les archiver, mais ce dont je me suis rendu compte c’est qu’il est rare que je revienne un message qui a plus d’1 ou 2 mois. Dans le cas contraire, je transfère systématiquement les messages importants, ou plus particulièrement les documents méritant d’être conservés, sur le référentiel de mon équipe (nous utilisons SharePoint mais n’importe quel outil pourrait faire l’affaire) ;
  • 3 : tous les messages que je reçois sont triés dans les meilleurs délais en fonction de plusieurs catégories qui sont les suivantes :
  • · action requise : il faut faire quelque chose, de façon plus ou moins urgente
  • · information : à lire rapidement et à trier le plus vite possible ou à supprimer
  • · commercial : soit pertinent soit c’est un spam (beaucoup sont des spams, les approches commerciales passent quasi exclusivement via LinkedIn aujourd’hui)
  • · sans intérêt : à supprimer immédiatement et sans discernement
  • · messages inappropriés : les messages trop longs qui pourraient être remplacés par des conversations téléphoniques (un grand nombre de messages internes sont hélas dans cette catégorie)
  • · messages carrément insultants : les messages dans lesquels les gens s’épanchent ou déversent leur fiel, de préférence en copiant le monde entier. Je supprime systématiquement ce genre de messages et tente d’approcher l’envoyeur le plus vite possible par communication directe (messagerie instantanée au téléphone ou mieux encore, physique)

en règle générale je tente de ne jamais avoir plus de 8 à 10 mails dans ma boîte de réception à un instant « t »

  • 4 : n’envoyez pas de mails la nuit. Les messages envoyés après minuit ne prouvent pas que vous êtes un professionnel dédié à votre métier, mais montrent tout bêtement que vous êtes mal organisés. Dans certaines entreprises le système ne vous laisserait même pas envoyer le message dans la mesure où il le considérait inapproprié car en dehors des heures de travail ;
  • 5 : Envoyez moins de messages et vous en recevrez moins. C’est aussi simple que ça (au début de ma signature, je rajoute toujours une mention [NO THANKS/RESPONSE NEEDED] ce qui évite la pollution électronique ;
  • 6 : n’envoyez pas de messages de plus de 2 paragraphes (sauf exception ou compte-rendus) : pour cela, lisez la charte d’utilisation des outils électroniques de Joe Robinson ;
  • 7 : si vous utilisez Outlook, votre première action au moment du paramétrage de votre boîte e-mail est de supprimer l’option « envoyer immédiatement un message une fois connecté » (voir le didacticiel) ;
  • 8 : ne laissez pas votre boîte e-mail ouverte toute la journée, et préférez à cette méthode l’allocation d’une période dédié à cette activité ; lire son mail de façon continuelle est très consommateur de temps et perturbant pour les tâches en cours et vous fera perdre du temps et de l’efficacité en même temps qu’il vous incitera à envoyer trop de messages (et donc à en recevoir trop aussi). Si vous êtes cadre et que vous pensez que votre métier est d’utiliser le mail à 100% 24 heures sur 24, changez de métier, vous êtes devenu un « ouvrier spécialisé du mail » ;
  • 9 : si vous recevez un message de plus de 2 paragraphes envoyés par quelqu’un qu’il a fallu le conseil numéro 6, considérez qu’un coup de téléphone ou un message instantané rapide pourra résoudre la ou les questions bien plus efficacement qu’une longue réponse littéraire par écrit ;

… à suivre via http://bit.ly/15conseilsmail

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (1/2) was last modified: août 29th, 2012 by Yann Gourvennec