Excel est-il devenu l’ennemi numéro 1 des entreprises ?

Excel, logiciel autrefois providentiel, semble être devenu synonyme de peste noire des entreprises. Comme pour PowerPoint, le logiciel phare de Microsoft semble cristalliser toutes les critiques. Quoi qu’il en soit, et malgré les résistances des utilisateurs, il existe des alternatives à ce logiciel autrefois incontournable. Pour en discuter, j’ai rencontré Brice Faure fin décembre dernier, et le DG d’Anaplan France m’a présenté la nouvelle star montante anglo-américaine de l’informatique qui a décidé de réconcilier SI, utilisateurs de l’informatique et rigueur de la gestion.

La consolidation manuelle des chiffres sur Excel est une aberration

88% des tableurs XL comportent des erreurs de calcul

J’ai commencé ma carrière dans un département dédié à la performance des ventes, et mon boulot consistait à concevoir des applications pour les commerciaux.

Autour de moi, dans le même service, virevoltait une myriade de professionnels de la Finance et de l’administration des ventes, qui couraient comme des poulets sans tête à la recherche de chiffres à consolider pour nourrir leur processus de reporting : le QBR ou quarterly business review.

 

Tous les trimestres donc, c’était la même chanson, avec des consolidations de chiffres interminables, et des erreurs de calcul et des approximations fort dommageables pour la prise de décision de l’entreprise. Mais c’était il y a 30 ans. J’étais dans une société américaine à la pointe de la technologie et utilisant les tableurs depuis longtemps, et le reste du monde commençait à peine à s’éveiller à cette « informatisation » des processus où manipulation manuelle rimait alors avec liberté des utilisateurs.

Excel est-il devenu le pire logiciel de la planète ?

Si l’on regarde cela avec un peu de recul, ce qui semblait être une véritable avancée s’est transformé en catastrophe, au point que le Wall Street Journal a relaté les ruades de certains directeurs financiers et que Forbes est même allé jusqu’à nommer Excel « pire logiciel de la planète ».

Ce qui ne semblait pas aller de soi il y a 30 ans, c’est-à-dire utiliser un logiciel à la place du papier-crayon, est devenu la norme aujourd’hui. Au point que menacer de retirer le fameux tableur à des actuaires peut ressembler à un acte de bravoure.

Excel Brice Faure, DG d'Anaplan en France
Brice Faure, DG France d’Anaplan

Quoi qu’il en soit, le problème créé par des logiciels de gestion déconnectés des données de l’entreprise, sans contrôle d’intégrité des données, est plus qu’une aberration, c’est un non-sens managérial auquel une startup anglo-californienne s’est attaqué, avec un succès certain depuis 7 ans.

Voici un résumé de mon interview avec Brice Faure, DG France d’Anaplan, dont vous trouverez aussi un podcast en exergue de ce billet.

Un problème touche toutes les entreprises : c’est la qualité du reporting, et surtout sa lisibilité pour l’ensemble de l’entreprise. Quelle est la situation actuelle ?

Effectivement, les entreprises ont fait d’énormes investissements informatiques pour leurs systèmes transactionnels et les progiciels de gestion intégrés dans les années 90 à 2000. Le constat d’aujourd’hui est que pour ce qui est de la planification et de la gestion, Excel est, depuis bon nombre d’années, omniprésent. Plus de 80% des utilisateurs utilisent Excel. Mais si cet outil est très flexible et permet à chaque personne au sein de l’entreprise de manipuler ces données et d’essayer de faire des prévisions, sa réalité au quotidien est qu’il ne permet pas du tout de gérer de gros volumes de données, et surtout qu’il n’est absolument pas collaboratif. Avec Excel, chacun possède son propre fichier et les entreprises passent énormément de temps à réconcilier ces informations et ces fichiers entre eux pour en faire un master Excel qui au final ne fournit pas d’informations correctes ni fiables.

C’est un outil qui reste complexe à manipuler et enfin, la plupart du temps, ces tableurs comportent des erreurs de calcul que personne ne vient contrôler : les vérifier provoquerait trio de débats houleux et prendrait aussi trop de temps. En fin de compte, on abandonne la partie et les gens « font confiance ».

Ce qui fait qu’on prend des décisions sur des feuilles Excel fausses

Or, dans un monde de plus en plus imprévisible et qui impose aux entreprises qui veulent rester compétitives, de pouvoir prendre des décisions au plus vite, l’usage d’Excel est devenu un fléau contemporain. Excel, qui était censé être un outil de commodité via le pack office, est une solution abandonnée par un nombre croissant de services, qu’ils soient financiers ou supply chain.

C’est ce qui fait le succès d’une solution comme Anaplan qui redonne la main aux utilisateurs dans un environnement sur lequel ils vont pouvoir manipuler tous ensemble la même source de données et bâtir ensemble leurs plans en temps réel.

Les entreprises doivent pouvoir mener leurs simulations en quelques heures ou jours, là où il fallait plusieurs semaines, voire des mois.

Nous avons travaillé récemment sur un projet de prévisions de ventes international, avec différentes business unit réparties partout dans le monde et ce que m’expliquait le responsable de l’entreprise, c’est que dans chacune des business units, plusieurs personnes participaient à la collecte de l’information, puis on essayait de concaténer ces informations pour ensuite les remonter au siège et que cela ça prenait plus d’une semaine. Ensuite, le siège manipulait ces chiffres pendant une semaine afin de pouvoir les intégrer dans un PowerPoint qu’il présentait au conseil d’administration.

A un moment donné on se retrouve face à une situation où il y a des données qui sont au mieux fiables mais vieilles de quinze jours.

Ce qu’il faut pouvoir faire, c’est simuler une décision prise par le board, de dire « OK, changeons le plan et faisons une simulation » et voir l’impact de la décision en temps réel. 

Tous les compartiments de l’entreprise sont-ils concernés par ce sujet ?

L’ensemble de l’entreprise, depuis la finance à la supply chain et la production, en passant par les ventes et les ressources humaines est concernée.

Dans l’ensemble de ses métiers, vous avez des gens qui manipulent des éléments de stratégie et qui éprouvent des difficultés pour faire parler les données, et surtout pour les rendre cohérentes entre elles.

Anaplan a été fondée en 2008 à York, au Royaume Uni, par Michael Gould et transformée en une société commerciale en 2011, basée à San Francisco. Aujourd’hui forte de 750 à 800 clients et environ 200 000 utilisateurs finals. Elle connaît aujourd’hui une forte croissance. La filiale française a été créée en 2013 et compte déjà plus d’une centaine de clients, parmi lesquels les plus grandes sociétés du CAC 40, mais aussi des startups prestigieuses comme Devialet ou BlaBlaCar.

Excel est-il devenu l’ennemi numéro 1 des entreprises ? was last modified: janvier 9th, 2018 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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