Seulement 52% des réunions sont productives @openrainbow

En moyenne, un cadre français passe chaque année entre 3 à 4 semaines en réunion. Ce temps passé en réunion est considéré comme inutile, synonyme de perte de temps. En effet, ces réunions nombreuses sont loin d’être productives : 48% des réunions sont considérées comme non-productives. Face à ce ressenti, Yann Gourvennec a pris la parole dans l’article « La conférence téléphonique contre-attaque » où il nous livre 3 conseils pour réaliser une réunion productive. En effet, selon lui, ce n’est pas la réunion qu’il faut remettre en cause, mais simplement la manière dont elle est menée. Venez découvrir les 3 conditions pour une réunion réussie dans cet article.

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Conférence téléphonique : 3 étapes clé pour passer de l’enfer au paradis des communications

La conférence téléphonique fait sans aucun doute partie des outils les plus critiqués. C’est que derrière elle se cache un serpent de mer du management : la réunion et son corolaire pathologique : la réunionite. Mais est-ce à juste titre ? En effet, que n’a-t-on en effet entendu au sujet des réunions et des réunions téléphoniques en particulier ? Elles seraient responsables de pertes de temps, de problèmes techniques, de report de prises de décision, voire même de narcolepsie à en croire l’Ifop. Bref, on l’affuble de tous les maux, ce qui évite de mettre l’accent sur le véritable responsable : l’utilisateur qui doit apprendre à maîtriser cet outil de management pour bien en tirer tous les bénéfices. Et il en va de la conférence téléphonique comme des autres outils du digital (voir à ce sujet mon article sur l’usage digital des PME et mon analyse des causes de l’usage et du non usage des outils).

Peut-on donc accuser un pont téléphonique d’être responsable du délai mises sur les prises de décision ? La question est rhétorique, j’en conviens, mais je ne manque pas d’arguments. Voyons ici les reproches attribués à la conférence téléphonique, analysons les causes profondes du mal-être, et posons-nous la bonne question : que faire pour que le ROI de la conférence téléphonique soit positif ? Et ce faisant, passons de l’enfer au paradis, d’un simple battement d’aile d’ange.

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Le cadre français – mais il n’est pas seul – passe sa vie en réunion

Un cadre français passe en moyenne l’équivalent de 3 à 4 semaines par an en réunion. Voilà le coupable, la réunion. Un poncif des débats de management. La réunion serait inutile, elle ferait perdre du temps, voire même permettrait de faire croire qu’on travaille en faisant autre chose. Ou encore, de rattraper le sommeil de la nuit précédente. Il est certain que, du côté de l’enfer, abuser des réunions est une bien mauvaise idée.

Dans ce domaine d’ailleurs, on aurait tort de croire que c’est de ce côté-ci de l’Atlantique, et même de la Manche, que l’on passerait le plus de temps en réunions. J’ai ainsi des souvenirs assez douloureux de nombreuses sessions s’étirant sur des semaines entières, pour spécifier des systèmes d’information, certes très chers, mais quand-même… Rester une semaine enfermés dans une salle sans fenêtre, je n’ai jamais vu cela en France. Inutile de vous faire un dessin sur le résultat de telles réunions : à trop parler, on finit par ne plus rien dire.

Changez de point de vue : ce n’est pas la réunion qui est nocive, mais la façon dont vous la menez.

Mais repassons plutôt au Paradis, car la réunion en elle-même n’est pas un problème. Au contraire. Bien calibrée et bornée, avec un bon ordre du jour, des minutes rigoureuses et des points d’action (si j’essaie de traduire « action items ») clairs et précis, la réunion est non seulement utile, elle est indispensable.

La réunion téléphonique l’est encore bien davantage, car elle permet des choses complètement impossibles autrement : allez donc réunir des gens sur plusieurs fuseaux horaires au même moment, sans dépenser un sou pour des billets d’avion ?

En fait, je vais vous faire une confession qui, j’espère, ne vous paraîtra pas surannée : je suis un grand fan des conférences téléphoniques. Je ne cherche d’ailleurs pas à opposer cet outil à Internet – cela n’a aucun sens, les conférences pilotées sont, depuis 15 ans au moins, un subtil mélange d’interfaces Web, de pilotage en ligne et de téléphonie – mais au contraire à en souligner la complémentarité.

Si je suis littéralement amoureux de la Web conférence et des webinaires, dont j’ai été un des utilisateurs pionniers il y a plus de 15 ans, je n’ai jamais abandonné la conférence téléphonique qu’au contraire, j’utilise quasi quotidiennement.

D’ailleurs, en lisant cette étude publiée par l’analyste SMB Group lors d’un webinaire en février 2017, je me suis rendu compte que les petites entreprises américaines non plus n’ont pas l’intention d’arrêter l’audio conférence, et le développement des nouveaux modes de conférence ne se fera pas à son détriment. 

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C’est comment la téléconférence dans la vraie vie ? la vidéo satirique de Tripp & Tyler souligne bien, avec malice et intelligence, les travers des conférences téléphoniques – et en positif, on y lira aussi les bonnes pratiques

Conférence téléphonique : 3 étapes clé pour passer de l’enfer au paradis des communications

Partant de ce constat, je voudrais vous donner quelques conseils simples. Si vous les suivez, alors vous ne direz plus jamais : « les réunions (et encore moins les réunions téléphoniques), ça ne sert à rien ! »

Etape 1 : avant la réunion : une préparation de fer

Paradoxalement, pour gagner du temps, il faut se préparer à l’avance et donc accepter de perdre du temps. Plus vous perdez de temps au départ, plus vous en gagnez à l’arrivée (sur ce sujet, voir mon autre article sur l’usage du digital en entreprise sur ce blog).

Il faut donc arriver avec des documents préparés qui vont permettre aux différents interlocuteurs d’avancer en même temps, et au même niveau de discussion. Et éviter à tout prix ce que j’ai vécu, dans mon exemple de la réunion qui durait une semaine, de discuter à bâtons rompus sur divers sujets. Cela n’est pas recommandé pour une réunion physique. Dans le domaine virtuel de la conférence audio, c’est pire encore, il devient absolument obligatoire d’instaurer une forte discipline.

>> Lire la suite de l’article sur le blog Alcatel Lucent Enterprise

Seulement 52% des réunions sont productives @openrainbow was last modified: novembre 22nd, 2017 by Claire Sorel
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Claire Sorel

Claire est Consultante Junior en Web Marketing chez Visionary Marketing. Elle est responsable de la gestion du blog et des médias sociaux. Elle est spécialisée dans la création de contenus (articles de fond, vidéos et visuels).
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