Mail professionnel : adoré, détesté mais finalement nécessaire avec @openrainbow

De nos jours, le mail professionnel est souvent critiqué : considéré comme une source de perte de temps et un frein à la communication directe. Mais malgré ces critiques, l’e-mail résiste et perdure en France. Les cadres français adorent utiliser les e-mails, 67% des managers en sont totalement dépendants et le considèrent comme l’outil phare de communication et de collaboration. D’un point de vu internationale, on observe également cette adoption : chaque minute 204 millions d’e-mails sont envoyés dans le monde. Pour comprendre ce phénomène, voici un article d’Olivier Saint-Léger de notre client Alcatel Lucent Enterprise (article complet ici).

mail professionnel

La messagerie électronique est totalement adulée par les cadres français. Une étude récente menée par Adobe met en avant que 67% des managers en sont totalement dépendants et la placent dans leur outil de communication et de collaboration favori. Car la messagerie est le grand hub facile à utiliser et qui sert à tout ou presque : échanges d’informations, prise de rendez-vous, suivi de dossier, échange de fichiers et même outil de promotion interne. Car plus on est réactif sur la messagerie, et plus on a l’impression d’être investi dans l’entreprise. Ce qui est bien sûr une illusion que certains commencent sérieusement à remettre en question. Mais les derniers chiffres sur les usages de la messagerie électronique montrent que cette tendance n’est pas près de s’inverser.

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Cette dictature de l’email est une réalité partagée par de nombreux cadres. Marc Pichon en est, malgré lui, la parfaite illustration. Comme chaque année, Marc célèbre la fin de l’hiver le plus loin possible de l’Hexagone. Ce directeur commercial de Cadralu – une grande PME de menuiserie industrielle de la région Bretagne – grand fan de randonnée, profite des vacances de Pâques pour aller se ressourcer sur des pistes lointaines, idéalement sans aucune connexion. Le « Zero Net » c’est tendance, certes, mais parfaitement nécessaire alors que nos vies publiques et privées ne cessent de se numériser. Mais voilà, Marc redoute la rentrée. Non pas à cause de son métier (qu’il aime) mais bien à cause de l’accumulation d’informations à laquelle il va devoir faire face dès son retour. Son email professionnel se place en première ligne de ses appréhensions.

Jour 1. Le difficile retour.

Ce qu’appréhendait Marc est effectivement arrivé. S’offrir une mise à distance salvatrice a un prix : sa boîte email pro déborde et 562 emails se sont accumulés durant son absence. Marc le sait : retrouver une boîte email fonctionnelle, sans aucun message en attente de lecture ou de réponse va lui demander un temps conséquent. Plus que conséquent. Deux options s’offrent donc à lui. La première serait de survoler les 562 messages en attente et faire un tri rapide sur la base des objets des messages. L’objectif étant de perdre le moins de temps possible pour reprendre au plus vite les affaires courantes. Malheureusement, sans aucune hiérarchisation ou niveau de priorité des messages, le risque de laisser passer un message important (car peut-être mal formulé) est fort. Pas de risque à prendre auprès des trois gros distributeurs et des deux prospects qui attendent son retour. Il va donc falloir en passer par une lecture complète des messages où l’important se mélange joyeusement avec le futile.

Jour 2. Pièces jointes infernales.

Ça devait arriver. Entre les emails en attente, les dossiers qui doivent partir et les affaires courantes, la boîte aux lettres électronique de Marc est saturée. Plus rien ne rentre et impossible d’envoyer les nouveaux catalogues produits aux distributeurs. Problème : un de ces derniers vient d’appeler Marc pour lui dire que son email de ce matin n’avait pas pu être acheminé. Ce qui pose un sérieux problème de relation avec les clients, il faut bien l’avouer. En urgence, Marc va négocier avec Alain, le DSI de Cadralu, qui fort heureusement est un ami de longue date. Marc a désormais une BAL largement augmentée et fonctionnelle. Mais avec une injonction ferme d’Alain pour qu’il « fasse le ménage au plus vite ». Plus le choix, Marc va devoir traiter rapidement sa boîte. C’est un temps considérable qu’il va devoir sacrifier. Une fois les messages pour lesquels il n’était qu’en copie supprimés directement, et à raison d’une moyenne de trois minutes par email, les 200 emails restants à traiter dans sa BAL vont lui prendre au bas mot 10 heures de son temps de travail. Un bon 15% de sa semaine de rentrée. Marc avait réellement de quoi avoir des appréhensions…

Jour 5. Retour à la normale. Presque.

>> Lire la suite de l’article sur le blog Alcatel Lucent Enterprise

Mail professionnel : adoré, détesté mais finalement nécessaire avec @openrainbow was last modified: novembre 8th, 2017 by Claire Sorel
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Claire est Consultante Junior en Web Marketing chez Visionary Marketing. Elle est responsable de la gestion du blog et des médias sociaux. Elle est spécialisée dans la création de contenus (articles de fond, vidéos et visuels).
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