Les outils collaboratifs pour la gestion de projet

Un vent collaboratif semble souffler sur les entreprises… De nombreux outils apparaissent sur le marché et bouleversent les usages. Ainsi, selon l’enquête de l’Observatoire de l’Intranet, 61% des entreprises ont utilisé ce type de solutions en 2015.  Et cela ne semble pas prêt de s’arrêter… C’est pourquoi Emilie Houdou, Responsable Marketing Digital chez Openhost se pose quelques questions. Pourquoi utiliser ces outils ? En quoi vont-ils aider les entreprises dans la gestion de projet au quotidien ? Favorisent-ils la productivité ? Focus sur les grandes tendances d’usage et les solutions qui portent ce phénomène.

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Solution collaborative VS mail, même combat ?

 

Plus de réactivité et d’instantanéité avec les outils de collaboration

Selon une étude menée par GETIC, 18% des entreprises qui ont adopté des solutions collaboratives estiment avoir amélioré la productivité et la réactivité au sein de leurs entités.

 

Comment ?

Au-delà du dynamisme véhiculé, ces outils s’avèrent être au cœur des échanges internes et externes de l’entreprise. Le mail reste un impondérable de la communication, mais il ne permet pas la collaboration immédiate et l’interactivité que permettent des outils de Communications Unifiées, perçus comme moins chronophage.

 

A titre d’exemple, des logiciels comme Skype Entreprise, offrent un réel intérêt au niveau de sa capacité d’outil-tout-en-un :

  • Des échanges internes depuis la messagerie instantanée permettent d’avancer rapidement sur des aspects de gestion de projet, évitant ainsi le canal mail, moins immédiat. Cette fonctionnalité est également exploitée pour les échanges avec les clients pour un suivi de projet en direct.
  • La visioconférence et l’audio conférence (« call conférences ») sont également des outils efficaces et économiques : le chef de projet organise un point de lancement (kick-off meeting) avec les différentes parties prenantes sans avoir besoin d’organiser de point physique. De la même manière, pour des entreprises disposant de bureaux géographiquement éloignés, les call conférences sont d’usage quotidien. Idem au département commercial, où les réunions à distance permettent d’économises sur un certain nombre de postes budgétaires liés aux déplacements. Sur ces problématiques, différents outils couvrent le marché comme Cisco Webex, Joinme ou Skype Entreprise.
  • En outre, le fait d’avoir une expérience de collaboration totale en pouvant faire du partage de documents Office à un destinataire ou à un groupe de travail renforce grandement l’efficacité des réunions.
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Credits to Microsoft

L’autre intérêt de l’outil Skype est son interconnexion totale avec les outils de la suite Office : à la fois la messagerie Exchange (poser des rendez-vous directement dans votre agenda depuis Skype), Outlook via une synchronisation des carnets d’adresses (tous les contacts de messagerie sont enregistrés sur Skype), mais également la connexion avec les outils bureautiques Office utilisée par la majeure partie des entreprises. Le fait de bénéficier d’un outil interconnecté au reste de ses logiciels de travail (notamment Excel pour des rétro planning) reste un élément de productivité et de gain de temps non négligeable.

Dans ce contexte, le mail reste un outil permettant de valider officiellement des décisions importantes d’avancement de projet. Quand l’outil de Communications Unifiées, permettra, quant à lui, de faire avancer au jour le jour le projet et fluidifier le process au travers d’une interaction immédiate, sans besoin de passer par la réunion physique.

A l’heure où le télétravail et les entreprises multi-sites fleurissent, ces outils prennent tout leur intérêt et permettent de combler la problématique de la distance géographique en fluidifiant ainsi les échanges.

 

Plus qu’une simple ToDoList, la recherche d’un outil de centralisation et la planification !

 

L’email est-il vraiment adapté à la gestion de projet ?

Les projets à plusieurs parties prenantes exigent une mutualisation et une centralisation des documents. Un fichier Excel partagé sur Google Drive ne répond pas forcément à toutes les attentes. Ni même les réunions à post-it… L’email n’est pas épargné non plus, car il est perçu comme chronophage et inapte à répondre aux besoins de ce type mission…Notamment à cause du volume de mails envoyés par les différents services d’une entreprise qui viennent parasiter l’avancement du projet.

 

Un besoin de souplesse, d’ergonomie et d’interactivité

L’outil dont les starts-up raffolent d’ailleurs en ce moment est Slack. Sa souplesse et son ergonomie en ont fait la star de la gestion de projet, en atteste d’ailleurs une croissance vertigineuse depuis 2014. Les équipes sont en recherche d’agilité et Slack répond à cette attente. Au-delà de son design très apprécié, l’outil propose un chat, des canaux de diffusion, des communautés, un moteur de recherche et des fonctionnalités de partage de documents. Mais ce n’est pas tout car il propose également des interconnexions avec des outils comme Twitter, Trello, Zendesk, Mailchimp, Skype… Et ses propres « chatbots », de vrais compagnons qui vous suivent dans votre expérience Slack. Bref, une expérience utilisateur unique qui fait son  effet !

Slack n’est pas le seul sur le marché. D’autres outils fonctionnent également très bien, comme notamment Trello. Ils permettent d’éviter les mails, de fluidifier le process, de débattre et d’intégrer toutes les parties prenantes. Sans oublier la notion d’organisation. Qui fait quoi, quand, quand, comment ?

De nombreuses situations de travail s’y prêtent : comme par exemple, le projet de création de site internet.

  • D’un côté, le donneur d’ordre a besoin de visibilité sur l’avancement du projet, mais doit également remonter les bugs en phase de test. Il veut pouvoir s’y connecter quand il peut, depuis son ordinateur ou SmartPhone.
  • De l’autre, le chef de projet ergonome (ou « UX designer ») qui va piloter le projet, annoter, ajouter des étapes à cocher, importer des listes de tâches, faire des mentions à une personne (@…) ou encore créer des workflows.
  • Et enfin, l’équipe de développement qui recevra ses différentes tâches à réaliser et mettra à jour le document au fur et à mesure de son avancement.

gestion de projetL’avantage de ces outils est leur approche plus visuelle, permettant de comprendre rapidement sa tâche, tout en gardant une vision d’ensemble de l’avancement du projet.

 

Un gain de temps et des économies à la clef

L’adoption de ces solutions permet également de générer des économies. Comment ?  En centralisant et en documentant les process.  Saviez-vous, par exemple, que rechercher un document serait 10 fois plus coûteux que de le produire ? Et oui, la perte de temps passée à chercher les documents représente un réel manque à gagner pour une entreprise.

Le fait de créer des espaces collaboratifs pour y héberger les documents importants de l’entreprise est donc essentiel. Ils permettent de capitaliser et rassembler les données à un seul et même endroit, afin que tous les salariés puissent y avoir facilement accès. La création de ce genre de base de données facilite la notion de mobilité, puisque les données sont disponibles hors du bureau, favorisant ainsi le télétravail.

Nouvelle donne dans l’écosystème, le télétravail apporte aux employés plus de flexibilité. A ce sujet, 60.20% des dirigeants ont décidé de mettre en place des solutions pour favoriser le télétravail pour une partie, ou la totalité de leur entreprise. Via une plateforme documentaire, le télétravail est donc facilité car les salariés peuvent ainsi piloter leurs projets en cours !

De nombreuses opportunités sont donc offertes via ces nouveaux outils. Les start-up l’ont bien compris et les ont rapidement adopté. A raison, car ils offrent une nouvelle façon de travailler, avec plus de souplesse et de collaboration que le mail.  Ainsi, dans un univers économique complexe, où l’organisation et l’innovation sont essentielles, les outils collaboratifs représentent un atout non négligeable pour les entreprises. C’est en optimisant leur productivité, leur autonomie et leur agilité qu’elles pourront aborder leur marché efficacement et se garantir un avenir plus engageant.

 

L’autonomie et la mutualisation des connaissances

L’autonomie est au cœur des problématiques en entreprise. Car, pour gagner en productivité, il faut que les salariés sachent où trouver les informations et comment les utiliser. C’est pourquoi il est primordial que tous les documents importants de l’entreprise soient sur une plateforme de partage des données. En effet, 68% des grandes entreprises estiment avoir gagné du temps grâce à l’automatisation des tâches.

Le stockage de données est la fonction principale de SharePoint, une application de Microsoft ou encore Jive, un des leaders sur ce segment. Elle permet de capitaliser et rassembler les données à un seul et même endroit afin que tous les salariés puissent y avoir accès. La création de ce genre de base de données facilite la notion de mobilité. Grâce à cela, les entreprises peuvent mettre en place du télétravail : les employés auront plus de flexibilité. 60.20% des dirigeants ont décidé de mettre en place des solutions pour favoriser le télétravail pour une partie ou la totalité de leur entreprise. Ce gain en matière de flexibilité et en autonomie permet aux salariés de mieux pouvoir gérer leurs projets en cours grâce à un accès à toutes les ressources nécessaires.

Dans un univers économique complexe, où la réactivité et l’anticipation sont des atouts majeurs, l’utilisation des outils collaboratifs s’avère être une opportunité pour les entreprises souhaitant se développer. C’est en optimisant leur productivité, leur autonomie, ainsi que leur créativité qu’elles pourront aborder leur marché plus sereinement et ainsi se garantir un avenir plus enthousiaste.

Les outils collaboratifs pour la gestion de projet was last modified: octobre 7th, 2016 by Emilie Houdou
Emilie Houdou

Emilie Houdou

Responsable webmarketing chez Openhost
Après un Master Marketing et Communication à Audencia SciencesCom, Emilie Houdou s'est orientée vers le webmarketing. Après une expérience de 5 ans en agence digitale, elle a choisi de travailler pour Openhost, acteur de l'hébergement cloud en France, afin de piloter la stratégie web globale de l'annonceur.
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