15 astuces pour survivre à votre boîte mail

usage du mailLa semaine dernière fut très riche pour nous, de manière quasi surréaliste, à un moment où tout Paris semble s’est égayé pour jouer au football ou faire les soldes aux Galeries Lafayette (proches de Visionary Marketing, c’est pour cela que nous les y voyons). Elle fut riche surtout car je me suis rendu à Toulouse voir mon client ThalesAlenia Space, la branche spatiale de Thales, filiale en joint venture avec les italiens de Finmeccanica (devenus Leonardo entretemps). Thales organisait en effet une journée du bien-être au travail et ils ont eu la gentillesse de m’inviter. Ce fut une journée très riche, non seulement du fait du très chaleureux accueil dont j’ai fait l’objet, mais par la profondeur des échanges et surtout, du fait de l’existence des résultats d’une étude que nous avons menée nous-mêmes, avec le concours de l’entreprise, sur 130 cadres utilisateurs du mail. Les résultats sont très intéressants. Rarement ai-je eu la possibilité de toucher de véritables chiffres sur ce domaine, car nous avons toujours tendance à nous en remettre à des études américaines, légèrement décalées par rapport aux usages de ce côté de l’Atlantique. Cette fois-ci j’ai pu baser ma conférence sur de véritables chiffres, émanant de retours réels des cadres de Thales. Il serait sans doute intéressant de reproduire cette expérience sur d’autres clients. Si vous étiez intéressé, n’hésitez pas à me contacter. Je mets également la présentation de ces chiffres en téléchargement via Slideshare sur l’échantillon final, supérieur à 130 répondants.

La conférence a commencé par quelques présentations. Le temps de me retourner et de me rendre compte que j’utilise le mail depuis : 28 ans ! Malgré cet exploit, et le fait que j’écrive et présente sur ce sujet depuis près de 20 ans, j’ai trouvé mon Maître en la personne d’un directeur de l’innovation d’une grande banque de mes amis, qui m’a montré son iPhone. J’en ai récupéré ultérieurement une copie d’écran que voici :

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Oui, vous avez bien lu, 31 158 emails non lus. En fait il a cessé de les lire… sauf s’ils émanent du patron car dans ce cas il a une alerte. On peut désapprouver, mais dans tous les cas, ce cas extrême est bien là pour nous rappeler qu’il y a quelque chose de cassé dans la communication de bureaux. Intuitivement, tout le monde le sait. En fait, on en aura la preuve ensuite, la moitié seulement de tout le monde. Deux visions en effet s’affrontent : celle d’une population accro à l’email, qui ne peut s’en passer et en fait son outil favori, voire unique (j’ai même vu des gens me dire « mon travail c’est d’envoyer des mails » Sic !) et celle d’une population qui – sans nier les qualités de l’outil – sent au-moins intuitivement que quelque chose est cassé dans ce mode de communication, que ça ne fonctionne pas, et que le poids porté par les cadres est sans cesse plus lourd. Au Royaume Uni, ou du moins ce qu’il en reste par la grâce de Dieu et de Saint Georges, on parle même d’épidémie de mails au travail et on accuse le mail de tous les maux, et notamment celui d’être responsable de la faible productivité au travail britannique).

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Dans tous les cas, la fameuse vidéo Email in Real Life de Tripp & Tyler est là pour nous le rappeler, les usages du mail sont à revoir (d’où mes tuyaux ci-dessous).

Si vous viviez les mails que vous envoyez (ou recevez) dans la vraie vie, vous vous rendriez compte de l’absurdité de certaines situations. Excellente vidéo de Tripp & Tyler qui circule régulièrement sur le Net et notamment sur LinkedIn où les internautes ont sans cesse l’impression de découvrir quelque chose de nouveau, même quand c’est ancien.

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Certaines entreprises ont fait des tentatives de « zéro email« . Thales également, je l’ai appris lors de cette conférence. Certains ont même bien utilisé, PriceMinister par exemple, ce gimmick pour faire de la communication en même temps qu’ils amélioraient à la marge la communication interne. Mais personne n’est allé aussi loin qu’Atos dans ce domaine, même si la réduction du volume de mail de 60%, déjà impressionnante, n’a pas mené à un réel « zéro email ». Si, quelqu’un a osé, Luis Suarez, l’ancien responsable collaboration d’IBM, qui a réussi à ne recevoir que 2 mails en 1 an. Je l’ai d’ailleurs interviewé (par mail, ô ironie) sur ce blog.

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Le zéro email n’a pas beaucoup la faveur des sondages quand on interroge les employés (et c’est la deuxième fois que je le fais en 2 ans). Et cela s’explique par une dichotomie nette entre aficionados du mail et détracteurs. Mais en fait après question, les moins de savoir si on veut supprimer le  mail, plutôt que de savoir comment on l’utilise, et surtout comment améliorer son efficacité en utilisant mieux. Comme tous les outils, n’est ni bon ni mauvais, il est seulement bien ou mal utilisé. Car il est indéniable que le mail permet de faire des choses qui n’étaient pas possibles avant son  Invention. Au début de ma carrière, j’étais même à l’origine de l’extension de son utilisation aux  principales directions d’Unisys.  patients un temps infini expliquait aux VP  qu’il ne fallait plus qu’ils demandent à leur secrétaire d’imprimer leurs mails mais c’est qu’il fallait qu’ils y répondent eux-mêmes.

Rétrospectivement, nous n’imaginions pas les conséquences que cela pouvait avoir sur la productivité au travail. L’équation semblait très simple : tout le monde s’occupe de son propre courrier et les choses vont plus vite, sous-traiter à une assistante est une perte de temps. La réalité du terrain,  un quart de siècle plus tard, n’est pas tout à fait celle que nous avions rêvée. Car notre esprit, s’il fallait répondre aux mails soi-même, cela ne voulait pas dire qu’il fallait en faire n’importe quoi.

boîte mail

Pour cela, nous avons demandé à 130 cadres de ThalesAlenia Space de répondre à notre questionnaire. La question « combien de mails recevez-vous chaque jour » nous avons eu des réponses qui ont démontré que les répondants étaient plus de 50 % reçoit plus de 40 par jour. Ce résultat est d’ailleurs assez bas, et s’explique du fait que Thalès, étant une société soumise au secret défense pour certaines activités, la sécurité y est particulièrement importante, et le filtrage supérieur à la moyenne. On peut donc considérer ce sondage comme faisant partie des « bons élèves » avec des résultats se situant dans la moyenne basse. Même comme cela, nos hypothèses nous amènent à considérer que le temps dédié aux mails, rien que sur la base des e-mails reçus se situe aux alentours de 20 % du temps de travail. Pour cela nous avons repris les hypothèses de temps de traitement moyen (deux minutes, une hypothèse très réaliste et même peut-être largement en dessous de la réalité) qui est donné par les auteurs du célèbre livre « The Hamster revolution »  dont le titre m’a inspiré celui de ma présentation.

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Revenons donc à nos moutons, à défaut de supprimer le mail, ce dernier ni possible ni même souhaitable souhaitable, apprenons au moins à utiliser correctement. Pour cela j’ai distillé mes conseils visant à optimiser votre utilisation du mail et j’en ai recensé 15. Comme dans le livre du « hamster » que j’ai cité ci-dessus, une des premières recommandations et celle de savoir utiliser correctement les différents dossiers de Outlook et de savoir trier rapidement et efficacement ses e-mails en fonction de leur nature, leur objet ou de diverses règles que vous ne manquerez pas d’ajouter à votre serveur. Une des règles favorites et celles qui concernent les mails ou je suis en copie.

Ce que j’appelle le tuyau à 100 000 $ qui vous permet de gagner au minimum une à deux heures par jour. Surtout si vous êtes dans une grande compagnie. Une des choses dont je me suis aperçu en créant mon entreprise il y a trois ans, c’est que, alors que je croyais benoîtement que je recevrai plus beaucoup de mails, assez rapidement le volume s’est recréé au fur et à mesure De l’accroissement de mon activité. Il a fallu donc assez rapidement remettre en place les tactiques de lecture et de tri de mail que j’avais mis en place quand j’étais en poste dans une grande entreprise. et très vite j’ai dû remettre cette fameuse règle de la copie ou je place tous les courriers électroniques dont je ne suis pas destinataire dans un dossier à part. Ainsi, je gagne un temps précieux à éviter de lire immédiatement des messages qui, puisque je ne suis que en copie, ne sont pas destinées.

Bien d’autres tuyaux suivent, je les livres ici en vrac, leur principal intérêt réside dans les nombreuses annexes notes que je cite et qui permet d’illustrer l’utilisation du mail au travail que je vous souhaite le meilleur dans l’intérêt de la qualité de l’efficacité de votre travail, mais aussi et surtout de la qualité de vie que vous pourrez ainsi améliorer en suivant ses conseils.

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et voici la présentation dans son ensemble sur Slideshare.

et les résultats complets du sondage avec quelques réponses supplémentaires arrivées après la présentation.

 

 

15 astuces pour survivre à votre boîte mail was last modified: juin 30th, 2016 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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