Email : environ 50% du temps de « travail » et autant de stress

La lecture du jour …

Est une sélection d’infographies et un article de Forbes (2013) sur l’usage du mail au travail qui m’a fait froid dans le dos et m’incite à continuer de chercher de l’information sur ce sujet que je considère vraiment comment un sujet majeur du mal-être au travail mais aussi de l’inefficacité des organisations. L’email est d’ailleurs un peu ma bête noire depuis longtemps, vu que je l’utilise au travail depuis 1988 (Unisys était un véritable pionnier en la matière). Au fil du temps, l’email est devenu un outil “indispensable » dont on ne peut nier l’utilité, notamment lorsqu’on exerce une profession commerciale ou assimilée. Mais en même temps, on observe tous les jours un peu plus sa nocivité quand il est mal utilisé, notamment au travail. Malgré tous les discours et les tentatives courageuses, comme celle d’Atos que nous avons décrite en colonnes, l’e-mail est là pour rester encore un bon bout de temps et je suis donc parti à la recherche de quelques statistiques ; voici le résultat de mes recherches.

L’e-mail n’est pas mort, loin de là … hélas

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Les chiffres sont vertigineux : en nombre de comptes, de messages, de mises à jour quotidiennes, il n’y a pas photo. En prime, on compare des choux et des carottes car faut certainement pas loin de 10 messages instantanés pour passer 20 % de ce que l’on peut écrire dans un mail et encore … Quant à comparer les médias sociaux et une correspondance email, je pense qu’il est très difficile de faire le lien. Les médias conversationnels sont en effet très différents de l’email et ne s’adressent d’ailleurs pas à une ou un groupe de personnes en particulier, mais à l’ensemble d’un lectorat (“following”).

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Bonne nouvelle cependant, pas plus de 20 %, selon les infographies, de l’email reçu serait du Spam, et il faut avouer que les filtres antispam sont devenus très efficaces. C’est d’ailleurs ce que confirme Mashable dans son infographie, mais ils font quant à eux monter ce taux spam à 65 % ce qui me paraît plus crédible. Malgré les filtres plus efficaces, les utilisateurs restent sur leur garde et se méfient du spam, ils ont bien raison.

Les faux positifs : les emails qui ne sont pas du spam mais traités comme du spam

Il faudrait, à mon humble avis, également mesurer le temps perdu avec l’inverse du spam : les faux positifs. Les faux positifs représentent le courrier email repéré comme un spam par le filtre antispam et qui va dans la corbeille du courrier indésirable alors qu’en fait vous auriez dû le lire. Certaines messageries email professionnelles, et notamment gmail, sont particulièrement réputées pour se mélanger les crayons entre messages indésirables et messages normaux (ce qui explique pourquoi je suis passé de Google à Microsoft Office 365). J’estimerais le temps perdu avec de telles messageries email à environ 10 à 15 % par jour, à aller chercher les messages dans la boîte des indésirables et qui n’en sont pas. Imaginez quand il s’agit d’une commande client ou d’une importante communication sur un projet ! Les coûts induits et les dommages en termes d’image de marque vis-à-vis des clients et des partenaires sont terribles.

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A noter que Les chiffres ne sont pas forcément cohérents d’une infographie à une autre, mais on saisit bien, en gros, le problème : entre 150 et 200 milliards de mails envoyés chaque jour, dont on peut enlever la moitié qui viennent d’Asie, et environ 25 % qui sont situés en Europe.En conclusion, pour le grand public, l’email reste incontournable. Mais c’est encore plus le cas pour le monde du travail. Sans compter la part de plus en plus difficile à faire entre emails professionnels et personnels, et les employés qui mélangent allègrement les deux.

Email au travail : un problème de stress important

Le problème qui nous préoccupe pour notre parte est surtout le stress généré par le (mauvais) usage de l’email au travail. Pour évaluer cela j’ai trouvécet article de Forbes dont voici un extrait traduit et quelques chiffres qui font réfléchir :

Les 5 raisons pour lesquelles vos employés sont malheureux au travail à cause de l’email (Forbes, 2013)

« Environ 90 milliards de mails professionnels sont envoyés chaque jour selon Mimecast, une entreprise spécialisée dans la gestion du mail, et nous passons à peu près la moitié de notre journée de travail (4 heures) à utiliser l’email (bien que d’autres rapports situent cette proportion à environ 25 à 30 %). En outre, 39 % des utilisateurs envoient, reçoivent et vérifient leur email régulièrement en dehors des heures de travail (Mimecast : “The Shape of Email 2012″). Ceci signifie que la moitié de notre temps de travail payé est dédié à l’utilisation de l’email : une statistique plutôt effrayante.

Le Nombre de mails que les employés reçoivent est si extraordinaire qu’il s’agit souvent de la première activité du matin pour nombre d’employés et une des dernières choses qu’ils font avant de se coucher. Le groupe Radicati  estime que les employés reçoivent environ 78 mails professionnels par jour et en envoient environ 37 chaque jour. Ceci nous amène à un total d’environ 115 emails par jour (envoyés et reçus) ! En moyenne, les employés vérifient leur email 36 fois par heure ce qui équivaut à 288 fois par jour pour une journée de 8 heures. Ce problème empire encore quand on sait qu’un employé met environ 16 minutes à se remettre au travail après travaillé sur l’email. Le fait que les employés reçoivent tant d’emails chaque jour (et on ne parle ici que de l’email professionnel) signifie qu’ils travaillent plus longtemps. Et ceci s’explique dans la mesure où la moitié de leur temps de travail n’en est pas véritablement. En conclusion, trop de mail rend les employés malheureux au travail ».

via 5 Ways Email Makes Your Employees Miserable.

Email : environ 50% du temps de « travail » et autant de stress was last modified: avril 16th, 2015 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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