Les wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise : les usages du Wiki (2/2)

imageSuite de mon interview de Ludovic Dubost, patron de Xwiki enregistrée en septembre. Ludovic nous le démontre, par l’exemple, que la solution à la problématique de collaboration dans les entreprises pourrait (et peut même déjà) très bien passer par le wiki.

Poursuivons notre interviews de Ludovic Dubost sur les Wikis (pour relier les 2 parties http://bit.ly/xwikivm ou scannez le QR codehttp://bitly.com/xwikivm.qrcode)

“En fait, les wikis quand ils ont démarré, étaient assez pauvres en termes d’ergonomie et de graphisme, mais les informaticiens, ça ne les dérangeait pas ; ils ont dépassé ça très rapidement. Ce qui est important pour eux c’est le contenu et le partage. Quand les wikis sont arrivés vers d’autres types d’équipes, il a fallu qu’ils augmentent leur qualité graphique pour être acceptés au début. Je dis bien au début, car il reste finalement que tout cela c’est un peu secondaire. C’est vraiment comme le marketing, il faut avoir une bonne carrosserie pour que les gens achètent la voiture, mais évidemment ce qui va véritablement contester le confort et la fiabilité. Les informaticiens, avait dépassé donc ça, et ils ont été plus rapides à aller vers le wiki. Ensuite, les informaticiens ont peut-être aussi compris plus rapidement l’importance du collaboratif ! C’est un élément important. On a beaucoup travaillé sur cet aspect usage entreprise et convivialité, afin d’avoir une interface plus directe, avoir des pages d’accueil qui vous rappellent ce que vous avez comme contenu, et aussi des fonctionnalités de notification… Tout un tas de fonctionnalités qui fluidifient la circulation de l’information et l’accès à l’information, et qui facilitent la production d’information. Ce sont des choses qu’on retrouve dans les réseaux sociaux et dans Facebook par exemple.

Les bases de données

Un élément important que nous avons rajouté c’est la prise en compte des bases de données ! Ça c’est un élément important pour 2 raisons. La première raison, c’est que juste organiser les pages en texte, ça peut s’avérer assez fastidieux. Wikipedia, ça demande beaucoup de travail aux utilisateurs. C’est très efficace en termes collaboratifs, beaucoup de personnes ont pu participer ajouter leur contenu, mais quand vous prenez par exemple les pages des pays, pour qu’elles aient toute la même présentation, ça va demander beaucoup de travail car ce ne sont que des pages de texte. Et si vous voulez changer la présentation on repasse sur toutes les pages. Avec Xwiki, on a un système pour gérer ça. On peut collaborativement définir un modèle page et un modèle de structuration d’information. Ensuite, les utilisateurs, peuvent saisir dans ce modèle et remplir l’information qu’ils veulent. Si on veut changer ensuite la présentation de ces modèles, on peut le faire sans impact sur les données. On peut donc créer son application en quelques minutes sur Xwiki, et c’est ce qu’on appelle un wiki structuré, ou semi structuré. Le but est de formaliser la structure de l’information et cela offre 2 intérêts : d’une part cela permet d’avoir d’autres méthodes de navigation dans l’information, qui se rajoute aux liens et aux pages, et une présentation plus efficace qui va plaire aux utilisateurs les moins expérimentés.

L’utilisateur acteur de la structuration de l’information

Beaucoup d »uilisateurs ont l’angoisse de la feuille blanche quand on leur dit « eh bien maintenant, il faut que tu remplisse ta page ! » Alors si on leur donne une structure, ils vont être accompagnés et vont se sentir “moins bêtes”. Mais cela reste collaboratif, c’est cela qui est très important dans Xwiki. On va donc ainsi se comparer à d’autres applicatifs, qui permettent de faire de l’analyse structurée, mais qui ne sont pas du tout collaboratifs. Ils ne permettent pas de définir la structure de données. C’est un élément très important que la garder dans Xwiki, c’est que vous avez un outil où les utilisateurs peuvent eux-mêmes définir leur structure de l’information, et de leurs données, et participer. C’est du wiki structuré, c’est un applicatif dans lequel l’utilisateur est acteur de la structuration d’information.

Des données de travail de tous les jours

Le wiki a été inventé en 1995 par Ward Cunningham. L’élément-clé finalement dans la création du wiki c’était la facilité de participation et les liens entre les informations. Ces idées de base sont encore là. Les gens peuvent se tromper et ne pas comprendre l’impact de ce que veut dire le wiki, et ils comparent facilement Wikipedia à une encyclopédie. Mais dans l’entreprise, il ne s’agit pas de créer une encyclopédie ! Dans l’entreprise, on amène dans le wiki les données de travail de tous les jours. Ce sont les données avec lesquelles on travaille, ce sont des données qui peuvent être aussi des flux. Et non pas des données statiques. Ce qu’on cherche à faire avec le wiki, c’est d’essayer de maximiser 2 aspects : d’une part, la contribution, le travail instantané, et deuxièmement l’effet à long terme de cette connaissance qui est mise à disposition de toute entreprise. Et souvent, les outils privilégient l’un sur l’autre. Souvent on va faire une base de connaissances mais elle ne va pas être utilisée du tout au jour le jour et au final, comme on n’y va que très rarement, elle ne sera pas à jour. De l’autre côté, on fait des outils où on partage d’information de façon instantanée mais qui capitaliste mal  à moyen terme, et on ne retrouvera pas l’information. C’est l’exemple typique du réseau social d’entreprise. On peut poser des questions aux employés dans les réseaux sociaux, et finalement deux mois après on ne peut pas vraiment trouver l’information là-dedans. Alors qu’avec le wiki c’est différent.

Le travail quotidien en mode wiki

Fichier:EMC2.JPGOn a plusieurs types d’usage sur lesquels on travaille chez Xwiki : le premier c’est la base de connaissances, pour les équipes de support, pour les équipes de ventes. On a comme client aux États-Unis le leader mondial de stockage (EMC). Toutes leurs équipes de ventes, ont dans Xwiki les réponses à leurs appels d’offres qui sont partagées en mode wiki. En fait, vous avez des experts qui les mettent à jour et les vendeurs peuvent eux-mêmes dire si ça leur convient ou non. Ils peuvent proposer des modifications, et elles sont soumises à validation. C’est un processus d’échange entre des gens qui sont sur le terrain et ceux qui sont en centrale et qui vont valider cette information.

Meetic, est un nos clients sur les bases de supports, qui utilise le wiki pour répondre aux questions des internautes. Au téléphone, ils ont accès à une base de connaissances en mode wiki, et tous les gens qui participent au support peuvent améliorer cette base de connaissances pour que les réponses soient de plus en plus pertinentes et de plus en plus efficaces. Un autre usage, c’est la documentation; aujourd’hui vous avez beaucoup de documentations en mode wiki, c’est un usage assez naturel. On a aussi les espaces collaboratifs, c’est-à-dire pas seulement du wiki mais aussi du blog et des données structurées, du forum, etc. mais toujours construit sur le système de wiki pour que tout ça puisse communiquer ensemble. L’objectif c’est le travail collaboratif.

Réseau social d’entreprise (RSE) et wikis : plus complémentaires qu’on croit

Le réseau social a surtout pour objectif de mettre en rapport des gens qui ne se connaissent pas. Nous, on est beaucoup plus focalisés sur les gens qui travaillent ensemble et qui vont s’ouvrir un peu aux autres et surtout sur l’information qu’ils partagent. Les réseaux sociaux ont tendance à se focaliser sur l’individu en lui permettant de poser des questions, il y aura beaucoup de forums dans les réseaux sociaux, ce qui est un peu moins le cas dans les wikis. Mais il y a une complémentarité entre les 2. Nous on est plutôt sur le contenu, et sur l’organisation du contenu. Ce qu’il faut savoir ce que ces différents types d’usage se connectent et que les clients demandent de plus en plus des solutions qui savent tout faire. Ils veulent aussi la communication, et nous on fait aussi du forum chez Xwiki par exemple. C’est un usage additionnel. Il y a aussi la veille collaborative, EMC est aussi un client de cette fonction-là. L’objectif y est de surveiller le marché, ce que font les concurrents, et de veiller sur des technologies. EMC, pour son centre de recherche, fait de la veille sur toutes les technologies. La première chose est de récolter des informations de façon semi-automatique avec des flux RSS par exemple, et la deuxième est de faire récolter de l’information supplémentaire par les gens qui ont la connaissance dans l’entreprise . Ainsi, chez EMC dès qu’ils trouvent une page intéressante, ils peuvent très rapidement la classifier à l’intérieur de leur espace de veille sur le wiki, et l’associer aux types de produits que ça concerne.

L’éducation : un autre axe pour le développement du wiki

Curriki est un projet américain qui a été créé par Scott McNealy qui est l’ancien patron de Sun Microsystems, qui a été racheté par Oracle depuis ; en fait il a voulu créer une association dont l’objectif était de favoriser la création de contenus éducatifs libres de droit. Et donc, il a créé Curriki qui nous a sélectionné pour développer sa solution basée sur Xwiki. Curriki ça veut dire curriculum wiki.

En fait le but c’est que les professeurs puissent partager et et créer collaborativement des contenus éducatifs. Il y a également une fonction réseau social qui permet de créer des groupes de travail dans lesquels ils peuvent échanger entre eux, et associer aussi des contenus à ces groupes. C’est un système multimédia qui n’est pas seulement dédié au texte, mais aussi aux images aux vidéos, et on a des outils de visualisation qui permettent de diffuser l’information.

imageXwiki avait un objectif de faire des contenus open source. Curriki avait pour objectif de faire des contenus open source aussi et ils ont donc décidé de mettre cette technologie qu’ils développaient dans le domaine public. Et ceci a donné à d’autres projets basés sur ce logiciel : en France par exemple on a développé un site qui s’appelle Planet Sankoré, qui est un projet basé sur le même logiciel mais dédié à l’Afrique et à la France, et qui a des fonctions supplémentaires. Sankoré a aussi développé en open source un projet de tableau blanc numérique, : un professeur peut créer son cours à l’aide ce tableau blanc , et en un clic il peut les publier sur Planet Sankoré et il va les mettre à disposition d’autres professeurs. C’est un projet qui est financé par l’État français, et qui a amené aussi un projet de recherche pour intégrer ces mêmes logiciels avec les ENT, les espaces numériques de travail qui sont les plateformes collaboratives dédiées à l’éducation dans les écoles.

Quel est l’avenir du wiki ?

Le premier aspect, c’est que il faut comprendre que wiki est synonyme de collaboration. Le terme de wiki a beaucoup été utilisé par d’autres personnes dans d’autres domaines pour symboliser la collaboration, comme Don Tapscott avec Wikinomics, un livre dédié à la collaboration.

L’avenir, c’est que ça va continuer à se renforcer ; ce qu’on pense c’est que le document va devenir de moins en moins important, les gens vont comprendre de plus en plus qu’il faut faire exploser le format du fichier documentaire, pour justement aller de plus en plus vers des contenus structurés et semi structurés d’entreprise.

Notre vision c’est que l’on fait une plate-forme de wiki dans l’entreprise et on a déjà ces entreprises qui l’utilisent, mais ensuite chaque département peut se créer ses propres applications. Là, il ne s’agit pas simplement uniquement de choix techniques d’informaticiens il s’agit de quelque chose où on donne la main à l’utilisateur pour qu’il participe.

Ce qui explose aussi, c’est le fait que le rôle de la DSI est de fournir des plates-formes, et pas de fournir des outils. Parce que ce qu’on voit souvent dans les entreprises, c’est la DSI qui met un frein au développement d’applicatifs métiers, qui sont absolument nécessaires : « mais non il faut que vous attendiez, on n’a pas le temps on a d’autres choses à faire ! » est souvent la réponse ; il faut que ça change ! Il faut que les équipes, qui ont des besoins informatiques, arrêtent de faire des bases de données dans des fichiers Excel, parce que c’est absolument inefficace et qu’on peut faire beaucoup mieux et qu’on essaye de leur donner la main avec des outils appropriés comme le wiki.

à propos de Xwiki

Xwiki c’est une entreprise qui a eu 9 ans en juillet de cette année, mais on n’est pas loin des 10 ans du logiciel car on avait démarré son développement en novembre 2003. C’est une société qui fait près de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires aujourd’hui, avec des entreprises, des services publics. Nos clients sont EADS, AFP, Lagardère, et certains autres dont j’ai parlé tout à l’heure, et aussi des services publics comme l’INRA, l’INSEE et des clients à l’export. Il s’agit aussi bien de grandes entreprises que d’associations et de PME. On a aussi une offre en cloud. Ces logiciels sont utilisables par toutes tailles d’entreprise,.

HomepageCloud.pngXwiki c’est 35 personnes qui sont installées en France et en Roumanie. À peu près moitié moitié. Notre spécialité c’est d’éditer le logiciel Xwiki et d’offrir des services, car le logiciel en lui-même est open source, il est gratuit, donc nous offrons des services de support de développement de formation autour du logiciel. Une particularité aussi de l’entreprise Xwiki c’est que c’est une entreprise qui s’est développée en autofinancement. Les employés ont contribué à hauteur de 200 000 € en 2008.

On a toujours été à l’équilibre financier, et on a atteint cette taille aujourd’hui en restant complètement indépendants. On pense que c’est très importants parce que c’est ce qui nous donne notre liberté d’agir, et c’est ce qui donne aussi de la pérennité à long terme à l’entreprise puisque l’objectif n’est pas de revendre ses technologies à un tel ou à un autre, c’est vraiment d’assurer son développement et le volume d’affaires autour de Xwiki.

Il y a aussi d’autres sociétés qui offrent des services autour de Xwiki, puisque c’est un modèle open source et que n’importe quelle société ou personne peut l’utiliser, rapidement, et le mettre en œuvre pour des clients. Il y a beaucoup d’utilisateurs de Xwiki qui ne font pas appel à nos services et nous sommes très contents aussi de ces usages.

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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a plus de 20 ans d'expérience en Marketing & Innovation. Il a créé le site http://visionarymarketing.com en 1996. Visionary Marketing est devenue une agence Marketing en 2014
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Un avis sur “Les wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise : les usages du Wiki (2/2)

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