15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2)

Suite de mon article sur l’usage du courrier électronique. Pour rassembler les deux parties taper http://bit.ly/15conseilsmail

  • 10 : n’utilisez jamais la messagerie électronique pour stocker des fichiers. Pour cela, utilisez plutôt les wikis ou des espaces SharePoint, Google Docs, skydrive, dropbox ou n’importe quel outil de ce genre. J’ai rencontré une fois un exemple où un petit malin dans une entreprise utilisait la messagerie électronique pour stocker les factures des clients ; le jour de son départ en retraite, la base de données des factures clients a disparu avec lui !

photo cc Yann Gourvennec – http://antimuseum.wordpress.com

  • 11 : très important : ne jamais utiliser la messagerie électronique pour organiser un rendez-vous (sauf à utiliser une invitation de calendrier). Préférez doodle (http://doodle.com) qui vous permettra de proposer les différentes dates à vos interlocuteurs, qui verront ainsi directement leurs disponibilités et celles des autres. Dès que je reçois une proposition de rendez-vous par e-mail, soit j’attends que les organisateurs s’épuisent en messages croisés après avoir supprimé toute communication parasite, soit, si cela est important, j’appelle l’organisateur directement par téléphone. Le temps gagné est inestimable. J’ai vu des exemples où je pouvais organiser un rendez-vous au niveau PDG en moins d’une journée, alors que d’autres de mes camarades qui utilisaient la messagerie électronique mettaient plusieurs mois avant d’en organiser 1 au niveau n-3 ou 4 (et même échouaient souvent …) ;
  • 12 : rédiger des contrats à plusieurs, ou réaliser des tâches complexes qui impliquent plusieurs participants n’est absolument pas compatible avec la messagerie électronique. Au contraire, utiliser la Web conférence (je recommande WebEx) qui depuis 10 ans s’est imposée comme l’outil idéal pour ce genre de tâches ;
  • 13 : envoyer des fichiers attachés est, sauf exception, une mauvaise pratique. Utiliser de préférence soit votre référentiel interne, soit des outils de partage de fichiers comme skydrive ou dropbox. Pour les très gros fichiers, vous pouvez également utiliser des outils comme yousendit.com.
  • 14 : évitez les questions ouvertes et complexes par mail et par écrit. Utiliser d’abord la messagerie instantanée ou le téléphone. Le mail sert essentiellement à confirmer par écrit un accord ou le résultat d’une négociation et on ne négocie pas par écrit ;
  • 15 : garder tous les mails personnels dans une boîte séparée (de préférence en ligne sur Yahoo ou Gmail (ce n’est pas seulement une question d’efficacité, mais aussi de protection de votre vie privée). Évitez d’ailleurs d’utiliser votre messagerie professionnelle pour tout message personnel.

privilégiez partage et communication directe

Rappelez-vous sans faille l’utilisation des outils collaboratifs (anciennement appelé Web 2.0) et des technologies synchrones (téléphone, messagerie instantanée, SMS etc.) à chaque fois que vous recherchez la transparence et l’interaction, ou que vous avez besoin d’une réponse à une question complexe.

Enfin, et surtout, n’envoyez jamais de mail à une personne que vous pourriez voir directement au bout du couloir ou à côté de de votre bureau, la communication directe et personnelle est tellement plus agréable et efficace !

La messagerie électronique peut être un outil utile, mais mal utilisée, son impact sur la productivité peut-être dévastateur.

15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2) was last modified: août 29th, 2012 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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Une réflexion sur “ 15 astuces pour rester maître de sa boîte e-mail (2/2) ”

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  • 01/09/2012 à 12:21
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    autant j’adhère aux points du billet 1/2 autant ici je suis moins en accord.
    10 – d’accord s’il s’agit d’utilisez son adresse personnelle (prof. néanmoins), moins s’il s’agit d’une adresse partagée, type une adresse d’équipe. Ca peut même s’avérer un excellent moyen de partager des informations tout en évitant la redondance et les échanges répétées inutiles.
    11 – la messagerie non mais le calendrier oui, bien sûr même, à la condition que son utilisation soit la même par tous (là il faut faire preuve d’évangélisme et parfois … forcer quelques mains récalcitrantes).
    13 – et pourquoi pas les liens vers lesdits fichiers, déposés en un seul répertoire (là encore évangéliser pour éviter les sauvegardes multiples sur tous les HD de l’entreprise).

    L’email est un outil tellement puissant que son utilisation en a été détournée, pas toujours de manière pertinente. Il serait de bon ton, au même titre que les autres outils de l’entreprise, de former les utilisateurs non seulement à ses techniques mais aussi et surtout à sa bonne pratique.

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    • 03/09/2012 à 07:59
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      merci de votre lecture attentive et de votre commentaire.
      10. désolé d’insister. Les outils de partage et de collaboration sont justement faits pour cela. Ils sont plus efficaces et plus adaptés à la mofication de fichiers en commun. J’ai pu par exemple – via Webex – établir un contrat avec 3 juristes en 1 heure là où il aurait fallu au moins un mois d’allers-retours par mail.
      11. J’ai indiqué le calendrier électronique comme exception : à condition d’avoir prévenu la personne avant ou d’avoir une relation privilégiée avec votre contact
      13. C’est ce que j’ai dû écrire ailleurs, je suis un ayatollah des référentiels. Dans mon équipe, j’interdis formellement de garder les fichiers communs dans les boîtes mail et j’impose le référentiel de l’entreprise.

      Quant à votre remarque sur la formation, elle est bien entendu frappée au coin du bon sens. Je crois que la démarche de T Breton et son raisonnement est de frapper un grand coup dans la conscience des utilisateurs, quitte à imposer une mesure outrancière, et je trouve que sa démarche, pour martiale qu’elle soit, n’est pas dénuée de fondement ni d’efficacité.

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