10 + 1 recettes pour dynamiser vos événementiels grâce au numérique et aux médias sociaux (1/2)

imageIl est coutume de dire, principalement en b2b, que rien ne vaut les contacts humains et ce n’est pas moi qui vous dirai le contraire. Jusqu’à il y a encore quelques années (mois pour certains), il y avait cependant un hiatus entre l’organisation d’un événement – spectaculaire, en face-à-face et forcément déconnecté – et la vie en ligne. L’équipe marketing, parfois snobait, plus souvent ignorait l’équipe Web, reléguée à des tâches plus subalternes de mise à jour de pages sur un site Web Corporate statique. Au mieux, réalisait-on un micro site pour « fêter » l’événement sans pour autant susciter la passion ni même faire le lien entre l’événement lui-même et le Web.

Des temps révolus

New Picture (1) Ces temps sont révolus, et c’est ce que développe Stéphane Roche, directeur des événementiels chez Orange Business Services (transparence: je dirige les sites web d’Orange Business Services et Stéphane est un collègue). « Nous ne pouvons plus concevoir un événement sans l’apport des médias sociaux » nous a-t-il confié dans cette interview (http://bit.ly/sroche2010). Prenons-donc ici un exemple concret, l’événement annuel Orange Business Live (http://orangebusiness.posterous.com) pour démontrer le phasage et les bonnes recettes qui font d’un événement relayé dans les médias sociaux une réussite.

Apprendre de ses erreurs

C’est paradoxal – et ceci très peu compris en nos contrées – pour réussir, il faut d’abord beaucoup rater ! Notre expérience de l’organisation d’événements ne s’est pas construite sans effort. Au contraire, il nous a fallu échoué de nombreuses fois avant de réussir ; d’abord en interne, puis sur des événements ouverts, et enfin sur les événements clients. Plusieurs phases ont été nécessaires.

Procéder par phases

image Orange Business Live n’est pas un événement comme les autres pour Orange Business Services ; c’est l’événement annuel qui rassemble tous nos clients venus de toute l’Europe et du Moyen-Orient et de l’Afrique. Quelques invités américains et asiatiques agrémentaient également ce grand rassemblement de professionnels des TIC. Orange Business Live est organisé tous les ans et regroupe environ 300 clients. Il prend place dans une ville d’Europe différente chaque année. C’est l’événement majeur de l’entreprise pour ses clients, et la présence des médias sociaux ne s’est pas imposée d’évidence tout de suite.

D’abord il a fallu montrer la pertinence d’un dispositif des médias sociaux

Orange Business Live ne ressemble pas à l’archétype des événements commerciaux et c’est un point fondamental : pas de grandes messes, pas de bourrage de crâne, l’événement est réalisé comme un forum de contenus, débats et séminaires, entièrement dédiés aux problématiques des directeurs des systèmes d’information (DSI) et destiné à leur apporter des solutions. En ceci, cet événement qui fait intervenir nombre de personnalités, analystes, clients, experts divers, est en lui-même un énorme apport de contenus originaux et de qualité destinés à enrichir la relation client. C’est en cela qu’il nous a semblé pertinent des médias sociaux. Ceux ci réclament des contenus riches et de qualité, les visiteurs des médias sociaux en sont demandeurs également ; l’événement pouvait donc à l’évidence servir ce but, et c’est ce que nous avons montré dès 2009 avec l’édition londonienne de ce rassemblement clients.

image La preuve par l’exemple

En juin 2009, nous avons donc amené une équipe restreinte autour de cet événement, afin de démontrer

  1. la pertinence des médias sociaux dans ce contexte (voir ci-dessus)
  2. qu’il n’y avait pas de « danger » à proprement parler, que les médias sociaux étaient plus une opportunité qu’un risque. Notre objectif était de rassurer.
  3. que nous pouvions apporter l’événement au sein de l’événement grâce à des technologies très dynamiques et de pointe : quoi de plus éloquent en termes d’innovation que de montrer qu’Orange Business Services maîtrise elle-même les technologies web 2.0 pour elle-même ?
  4. que grâce à un contenu de qualité nous pouvions créer l’événement sur Internet aussi avec un microsite sur Posterous créé pour l’occasion et qui attirera autant de visiteurs en deux jours que le site Corporate en un mois !

Affûter ses armes et passer à l’étape suivante

Passée cette étape, reste l’étape suivante, celle de la montée en charge et de l’accroissement de la visibilité sur l’événement et hors de l’événement. Cette étape suivante était l’édition 2010 d’Orange Business Live qui eut lieu les 15-17 juin 2010 à Amsterdam, aux Pays-Bas. Cette fois-ci, nous nous y sommes pris à l’avance. Six mois avant l’événement, nous avons initié des réunions de sensibilisation afin de convaincre notre équipe événementielle que les médias sociaux pouvaient les aider à rendre a encore améliorer un événement déjà exceptionnel.

Le but n’était pas de permettre la retransmission de l’événement en ligne. À terme je pense que nous y arriverons, mais ce n’était pas le sujet encore cette année. Il y avait la crainte de perdre les visiteurs à cause d’Internet ; même si je ne pense pas que ce n’est pas le cas, ni qu’il y ait un risque, ni que les deux soient incompatibles, au contraire, mais il faut encore donner du temps pour rassurer les responsables. L’objectif de la présence des médias sociaux en 2010 à Orange Business Live était de montrer en quoi et comment les médias sociaux pouvaient créer l’événement dans l’événement, une fois ceux-ci acquis, nous pouvions ensuite nous mettre à travailler …

image Le cahier des charges : un petit dessin…

L’étape suivante fut de faire… un petit dessin : il n’y a pas que dans le dicton que cela a prouvé son efficacité. Ce mini cahier des charges a permis de faire toucher du doigt la réalité du dispositif – blogueurs, studio WebTV etc. – et la réponse, positive, fut immédiate et enthousiasmante. Finie l’équipe Web et isolée réduite à mettre en ligne un contenu « validé » préfabriqué. L’aventure était devant nous, il fallait préparer l’événement.

Des résultats tangibles

Les résultats – tangibles – furent tous rendez-vous (voir cartouche), même si l’interprétation des chiffres obtenus peut prêter à discussion, nous y reviendrons un peu plus loin dans ces lignes. 15 blogueurs répondirent présents pour Orange Business Live 2010 à Amsterdam dont une majorité de Britanniques, un Belge, une Australienne, une Américaine (binationale Française) et quelques Français. L’emphase fut mise sur le caractère international de l’événement, ce qui explique la forte proportion de représentants hors de France. La plupart de ces blogueurs fut rencontrés par nous-mêmes lors de représentations et événement dédiés aux médias sociaux, principalement à l’étranger.

Pourquoi suis-je invité ?

imageTous avaient répondu favorablement. Ils avaient été recrutés pour la plupart pour leur connaissance des médias sociaux et leurs compétences en termes de reportage, certains même me demandant pourquoi ils étaient là ?

« Pourquoi vouloir de moi ici – moi qui suis un ancien journaliste sportif – je ne le sais pas, mais je crois qu’on va bien s’amuser » déclarera Glenn Le Santo, alias le pirate, car son grand-père en fut un, alors qu’il fut l’animateur incontesté de cette session événementielle. Ceci est un enseignement en tant que tel, la capacité de bien apporter l’événement dans l’événement était la principale raison de ce recrutement.

… à suivre avec la 2ème partie et ses conseils pratiques

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10 + 1 recettes pour dynamiser vos événementiels grâce au numérique et aux médias sociaux (1/2) was last modified: mai 11th, 2015 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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