Quelques conseils pour gagner du temps avec un Smartphone (Part 1)

gagner du temps avec son smartphone

Cette série de 2 articles a pour but de vous donner quelques applications concrètes de l’utilisation d’un SmartPhone pour gagner du temps dans un contexte professionnel.

Bien entendu pour utiliser pleinement les possibilités de son Smartphone il est recommandé de souscrire à un abonnement internet (3G de préférence). Pour moins de 50 € / mois vous avez un accès illimité à internet, à vos emails et à de nombreux services internet.

C’est pourquoi dans cet article nous présenterons en plus des applications à installer sur votre Smartphone quelques services internet utiles pour améliorer votre efficacité. Enfin nous avons également ajouté des logiciels gratuits.

Pour illustrer cet article nous utiliserons un SmartPhone Samsung i600 sous Windows Mobile 6 avec un abonnement SFR Illimythics de SFR. Ce téléphone étant assez évolué (clavier Azerty, lien natif Outlook, lecteur de flux RSS…) les applications à rajouter seront surtout là pour en optimiser l’utilisation.

A quoi sert un Smartphone ?

La première utilisation d’un Smartphone, et qui en justifie largement l’achat, c’est la synchronisation avec MS Outlook ®. Consulter son agenda, ajouter des rendez vous… sur son téléphone portable est vraiment un énorme gain de temps. Grâce à cela vous accédez en direct à votre agenda chez vos clients, vous pouvez prévoir vos soirées entre amis en prenant en compte vos déplacements…

agendas smartphone

En complément de la gestion des agendas, il y a la gestion de contacts. Cela vous permet d’accéder à vos contacts Outlook et téléphoniques où que vous soyez. Pour leur envoyer des SMS, des MMS, des Email et bien entendu des appels… Mais votre Smartphone vous service aussi à noter des informations complémentaires comme le digicode, l’étage, les horaires d’ouverture…

Le second usage majeur d’un SmartPhone c’est le push mail, c’est-à-dire recevoir ses emails au fil de l’eau. L’intérêt est évident : que vous soyez en déplacement, sur un salon… vous avez accès à vos emails et vous pouvez y répondre.Vous pouvez bien entendu choisir de télécharger tous les messages avec les pièces jointes afin de pouvoir les consulter quand vous le souhaitez (très pratique si vous avez oublié votre clé USB…).

push email smartphone

Si vous n’avez pas le forfait de Push Mail, tout n’est pas perdu… En effet lorsque vous synchronisez votre Smartphone avec MS Outlook vous pouvez synchroniser en même temps les emails, et donc avoir la possibilité de les consulter lors de vos déplacements…

 

 

En complément de la possibilité de recevoir ses emails, le PDA permet aussi de les classer et de supprimer les messages devenus inutiles… En effet il ne faut pas hésiter à faire le ménage par le vide dans sa boite email, et grâce au SmartPhone il n’y a plus besoin de le faire devant son PC au bureau, on peut le faire de chez soi, dans sa voiture (ex: lire ses emails via Hotmail et supprimer les spams, newsletters…).

Le troisième usage c’est tout simplement la consultation d’internet via son mobile, où que l’on soit. Le but étant d’utiliser les temps morts de la journée (attente au restaurant…) pour consulter ses flux RSS, ses sites favoris…
Par contre ne vous attendez pas à surfer comme sur un PC
. En effet même en 3G la consultation d’internet sur un PDA devient assez pénible après plus de 30 à 45 minutes : mise en page de nombreux sites non optimisés pour les Mobiles, caractères de très petite taille, temps de chargement parfois longs… et surtout l’impossibilité d’ouvrir plusieurs fenêtre Internet explorer à la fois qui manque cruellement avec internet explorer !

Il y a d’autres fonctionnalités intéressantes à utiliser sur un Smartphone :
Prendre des photos et vidéos: l’intérêt est pouvoir remonter de l’information sur des produits concurrents, de conserver des informations sur la disposition d’un stand sur un salon, de photographier des brochures quand on ne peut pas les emporter, de faire discrètement des relevés de linéaire…
Réveil matin : lorsque l’on est dans un hôtel et que l’on a un rendez vous le matin, on est toujours un peu stressé avant d’aller se coucher… Est-ce que l’on a bien programmé le téléphone fixe de la chambre ou est-ce que la réception ne va pas vous oublier (c’est déjà arrivé …). Pour éviter tout stress inutile, utilisez la fonction réveil du Smartphone. Mais au delà de l’hôtel, il faut utiliser le réveil de son SmartPhone dans le train afin de le faire sonner 5 minutes avant l’arrêt prévu (cela permet de dormir en toute sécurité, sans avoir peur de manquer son arrêt).
Transporter ses documents (tarifs, fichiers Excel..): utiliser son téléphone comme une clé USB permet réduire le nombre d’objets à transporter, mais c’est aussi un filet de sécurité au cas où les fichiers de votre clé USB seraient effacés.
Lampe de poche : grâce à leurs écrans lumineux, les Smartphones sont très utiles le soir quand on a besoin d’éclairage (parking…).
La calculatrice, le chronomètre et le convertisseur de monnaie.
L’horloge universelle : elle vous permet de savoir quelle heure il est n’importe où dans le monde, très utile si vous travaillez avec des collègues étrangers.
Ecouter de la musique MP3 lors des déplacements grâce à un casque Bluetooth (dans les 100 €).

Les applications et sites indispensables pour Smartphone !

Voici ensuite quelques logiciels incontournables à installer et des sites internet à visiter pour gagner du temps avec un Smartphone. Attention à les installer sur votre carte mémoire, et pas sur la mémoire principale du Smartphone, sinon vous allez rapidement vous trouver à court de place…

Bien entendu il est possible d’acheter des logiciels, en particulier un traitement de texte digne de ce nom (par exemple Office Mobile à 50 $…). Bizarrement aucun logiciel de prise de notes avec enregistrement au format TXT ou .Doc n’est disponible…

Heureusement pour palier à ce manque, vous pouvez télécharger une des nombreuses applications “Bloc Notes”. Par contre vous vous rendrez compte que c’est qu’il est très compliqué d’accéder aux accents (nb: cela peut dépendre du Smartphone), et généralement il faut passer par les caractères spéciaux….
De même il n’y a pas de correcteur d’orthographique, ni de T9 intégré… Ce qui veut dire que le texte généré via le Notepad est généralement à reprendre entièrement sous Word…

Il existe de nombreux logiciels “Bloc note” pour Smartphone à télécharger gratuitement, comme Millo Notes, ou TeksNotes  ou encore Pocket Notepad et Orneta Notepad.

bloc note sous smartphone

Si vous êtes plutôt un adepte du MindMapping, dans ce cas vous serez séduit par Free Your Mind  qui vous permet de créer des notes et de les organiser de manière heuristique.

Si vous avez Gmail et que vous utilisez les services de Google, vous y accédez via votre Smartphone sur www.google.com/mobile.
C’est un service très bien fait, car Google vous envoi un lien par SMS et vous n’avez plus qu’à cliquer dessus pour accéder à Google Maps, gmail, l’Agenda, iGoogle… Par contre il faut noter que Google document ne permet qu’une lecture des documents (pas d’en créer ou de les modifier).

service google mobiles

Nous vous conseillons fortement d’installer Google Maps sur votre Smartphone (moins d’1 Mo) pour gagner en rapidité et en prise en main :

Google maps sur windows mobile 6

Et si vous vous déplacez à l’étranger, http://m.mikebrittain.com vous rendra bien service, puisqu’il permet de traduire des phrases dans plusieurs sens avec une bonne efficacité. Par exemple obtenir les mots français à partir de l’espagnol, de l’italien, de l’anglais, de l’allemand, du russe, du portugais, du hollandais, du japonais, du coréen et du chinois.
Si vous restez en France et que vous cherchez un bar sympa, vous pouvez utiliser http://i.qype.fr/fr qui permet de repérer une sélection de bars, boites, restaus… dans plusieurs villes de Frances.

Un autre petit utilitaire bien pratique c’est “Shopping List” qui vous permet de lister et de cocher ce que vous devez acheter pour aller faire vos courses (ou ce que vous devez faire au travail, très utile lorsque vous déjeuner avec des collègues et qu’ils vous demandent de faire quelque chose en rentrant au bureau !).
Ce logiciel est très bien fait car il garde en mémoire ce que vous avez ajouté récemment pour ne pas avoir à tout retaper à chaque fois !

to do list sur smartphone

En alternative il y a “Check List” qui vous permet d’avoir une liste de tâches à effectuer.

Il est également possible d’utiliser Skype en wifi (en vous connectant sur www.skype.) ou en téléchargeant le module spécialement conçu pour les Smartphone … Mais l’intérêt est assez limité, car généralement les abonnements avec Smartphone incluent des temps de communication assez imortants et des SMS illimités… (attention : skype peut utiliser soit le Wifi soit la 3G, attention si vous n’avez pas la 3G illimité !!)…

skype sur windows mobile

Si vous êtes un adapte du Chat multi-applications, nous vous conseillons Fring, qui est compatible avec MSN, Skype… et qui permet même de faire de la voix sur IP (nb: uniquement en Wifi, car c’est interdit de le faire avec les forfaits des opérateurs SFR, Orange…).

chat sur mobile

Une petite astuce pour gagner du temps, c’est de pouvoir accéder à ses documents depuis son PDA (par exemple si on a oublié des fichiers sur son PC et que l’on en a besoin en déplacement). Pour cela il est possible d’utiliser www.Orb.com qui permet d’accéder à son PC depuis un simple navigateur internet… A condition que votre PC soit allumé !

orb sur mobile

Si vous êtes fan de Twitter, il existe HelloTwitFace qui vous permettra de Touiter depuis votre Mobile préféré… A réserver aux accros !

Côté utilitaires, Total Commander  est également une application intéressante à utiliser en remplacement de l’explorateur de fichiers.

Nous vous conseillons aussi d’installer My Mobiler  qui vous permet d’afficher votre Mobile sur votre écran (cf capture-écrans de cet article) mais aussi d’en prendre le contrôle avec la souris !

Un SmartPhone servant aussi à se distraire, voici quelques applications et jeux à tester :

– S’il vous arrive de prêter des DVD ou de l’argent à vos amis, pour ne rien oublier il existe une petite application assez intéressant, Billing Buddies qui vous permet de lister ce que vous doit chaque personne.

– Si vous souhaitez écouter tranquillement de la musique sur votre téléphone, vous pouvez installer GS Player qui remplacera avantageusement le player livré par défaut (même si son interface est moins léchée, les fonctionnalités de sélection de fichiers, de lecture de playlist sur internet… sont bien plus intéressantes). On regrettera par contre les quelques bugs sur Windows Mobile 6.

– Si vous avez aimé les jeux LucasFilm sur votre 386 DX 33Mhz, vous trouverez avec ScummVM l’opportunité de rajouter à Day of The Tentacule, Indiana Jones 4…

– Un bon vieux Tetris comme on les aime, avec Kevtris

tetris gratuit sur smartphone

Internet sur Smartphone, Gros Lot ou Piège à Gogos ?

Pour finir cet article, voici quelques remarques concernant l’usage d’internet avec un Smartphone.

En effet l’utilisation de l’abonnement SFR Illimythics avec le Samsung i600 sous Windows Mobile 6.0 réserve quelques surprises :
De très gros problèmes de connexion internet : sans aucune explication, il arrive très souvent qu’Internet ne soit plus accessible sur le téléphone… Il n’y a pas vraiment de solution efficace: parfois il faut continuer à essayer jusqu’à ce la fonctionne, d’autres fois il faut déconnecter son opérateur et se reconnecter pour que cela fonctionne… Bref il ne fait pas trop compter dessus tout le temps !
Des sites web illisibles : de nombreux sites ne sont pas optimisés pour la navigation sur Mobile avec de très très longs ascenseurs à scroller, des images énormes… comme par exemple le gestionnaire d’email d’Alice.fr.
Des boutons qui ne fonctionnent pas : bizarrement certains boutons refusent de fonctionner avec IE sous Windows Mobile 6. Par exemple dans Hotmail il n’est pas possible de répondre à un message, le bouton “Envoyer” n’étant pas actif… Cela réduire grandement l’utilité, à par consulter ses messages…
MSN Messenger qui ne peut être installé sur le Samsung i600 upgradé en Windows Mobile 6 (il n’était pas installé lors de la mise à jour de Window Mobile 5 vers Windows Mobile 6, et donc Microsoft refuse depuis d’installer l’application…).

Pour aller plus loin, et obtenir une liste de freeware fonctionnant sous Windows Mobile, veuillez consulter les liens suivants :
– pocketpcfreewares.com
– www.mytodayscreen.com
– www.smartphone-freeware.orgs

Si vous souhaitez aller plus loin dans la Mobilité et gérer vos affaires (opportunités de ventes, saisir des interventions SAV…) vous avez de nombreuses applications professionnelles (payantes) de très bonne facture comme par exemple Sage Saleslogix.

sage saleslogix sur Mobile

Quelques conseils pour bien utiliser son Smartphone

L’expérience aidant voici quelques conseils essentiels pour bien utiliser son Smartphone :

Achetez dès que possible une carte mémoire mémoire (mini 1 Go) afin de stocker vos données et des applications.
Synchronisez vos données tous les jours afin d’avoir les dernières informations.
Synchronisez vos emails avec les pièces jointes et sur une période assez ancienne, cela prend de la place, mais cela vous permet de les consulter off line.
Pour ne pas déranger vos collègues au travail mettez votre portable sur vibreur, et gardez-le près de vous (ne le mettez pas dans votre sac à main ou dans votre veste sur le porte-manteau). D’une part vous risquez de manquer vos appels (ou de vous précipiter sur votre portable sans avoir le temps de vérifier s’il vous fait prendre l’appel), et d’autre part il vous servira d’alerte supplémentaire à Outlook.
– Ne devenez pas esclave de votre Smartphone : éteignez-le de temps en temps pour vous réserver des plages de travail sans être dérangé.
Prévoyez une batterie de rechange (ou votre chargeur), en effet un Smartphone est beaucoup plus gourmand en énergie qu’un téléphone portable. Dans le pire des cas laissez votre portable branché via le port USB, cela permet de le recharger.
Notez tout de suite ce que vous avez à faire dans votre PDA, il est là pour compléter votre mémoire et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
Achetez un module GPS avec votre Smartphone, c’est mieux que Google Maps et cela permet d’économiser énormément de temps !
– …

Dans la prochaine partie de cet article vous retrouverez d’autres applications et sites internet pour SmartPhone pour gagner du temps…

Si vous avez des suggestions de sites, d’applications gratuites, d’astuces… pour Smartphone n’hésitez pas à nous les envoyer en laissant un commentaire, ils seront publiés dans la seconde partie de ce dossier.

Quelques conseils pour gagner du temps avec un Smartphone (Part 1) was last modified: juin 12th, 2008 by conseilsmarketing

Une réflexion sur “ Quelques conseils pour gagner du temps avec un Smartphone (Part 1) ”

  • 29/03/2009 à 08:57
    Permalink

    je voudrai le gagner car jaimerai tellement avoir un portable et que ma mere ne veut pa men acheter mais elle veut bien que je le gagne

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