devenez une bête d’organisation personnelle en 1 clic !

Il y a quelque temps, je publiais un article en Anglais sur l’organisation personnelle sur mon blog anglais. Le dernier post de Frédéric Canevet intitulé ‘32 pages pour devenir une bête d’organisation personnelle‘ m’a incité à en donner aujourd’hui une traduction en Français. Cet article en effet nous amène à nous poser une autre question : Quel rôle les technologies de l’information et l’innovation technologique en particulier peut-elle jouer sur l’efficacité personnelle. S’il est très difficile voire quasi impossible de donner des chiffres fiables sur la mesure de l’efficacité et du retour sur investissement de l’introduction d’une technologie, on peut trouver des exemples concrets issus de la vie courante qui prouvent cette efficacité, du moins en termes qualitatifs – mais c’est déjà mieux que rien. En effet, qui peut dire que le mail est un élément d’efficacité ? Ne passez vous pas un temps certainement trop long à trier vos spams, mais aussi les messages inutiles, les e-mails qui auraient mieux fait d’être transformés en appels téléphoniques etc. ?

La réponse à toutes ces questions est certainement positive. Cela veut-il dire que vous pouvez tirer un trait sur le mail et vous en passer (autrement que le no email Friday décidé de grandes entreprises comme Deloitte ou Intel) ? Certainement pas. Voilà donc un exemple vivant d’une application – bien connue celle ci – où la mesure de la performance n’est pas évidente mais où la nécessité fait loi néanmoins. J’ai donc décidé pour aujourd’hui de me concentrer sur le côté positif des choses et de débattre de quelques outils

que je trouve particulièrement utiles dans ma vie d’homme d’affaires, mais aussi de bloggeur, quoique les deux soient souvent liés :

 » je suis un malade d’organisation personnelle. En tant que businessman, je prends l’organisation de mon temps personnel très au sérieux. Pourtant, alors que d’aucuns pourraient croire que le fait d’écrire cet article est une perte de temps, pour moi ce n’est pas le cas. Mais je vais vous l’avouer tout net : j’ai une botte secrète, et bientôt vous comprendrez pourquoi il vous a fallu presque plus de temps pour lire cet article qu’il ne m’en a coûté pour l’écrire. Cela tient-il de la sorcellerie ? Je ne le pense pas. Il s’agit juste de savoir utiliser les technologies de l’information efficacement. Et quand cette technologie est à ce point remarquable, j’avoue même ne pas avoir beaucoup de mérite. Comme l’indiquait le regretté Mark Weiser, chercheur renommé du PARC de Xerox et décédé trop tôt il y a quelques années (voir l’article sur l’informatique omniprésente ici (ubiquitous computing en Anglais), l’écriture est probablement la meilleure technologie qui ait jamais été inventée, car elle fonctionne en tout temps et en tout lieu et surtout, nous nous y sommes tellement habitués qu’elle est quasiment devenue transparente voire naturelle (on ne considère plus par exemple que la pointe BIC est un objet technologique alors que c’est pourtant bien le cas). Mais je pense qu’il y a une autre ‘technologie’ qui est encore plus naturelle car elle ne nécessite même pas la présence d’un outil, si ce n’est votre langue, je veux parler du langage.

Et c’est ce que je fais en ce moment même.

J’ai découvert Dragon Naturally Speaking en allant chez mon médecin il y a 6 ans (je ne suis pas souvent malade, j’ai eu de la chance ce jour là). Et je suis resté complètement estomaqué lorsque je l’ai vu dicter son texte à son ordinateur. J’avais pourtant déjà testé la reconnaissance vocale à cette époque avec un produit d’IBM qui s’appelait Viavoice, mais c’était bien la première fois que je le voyais fonctionner dans des conditions normales d’utilisation. Le docteur ‘parlait’ en effet à (ou plutôt devrais-je écrire ‘dans’) son ordinateur et le programme interprétait ses paroles en temps réel et les transcrivait dans le courrier qu’il signa et qu’il me tendit immédiatement après la visite. Après ça il n’y avait plus de doute que Dragon Naturally Speaking était vraiment le logiciel à acheter et je l’ai ensuite testé puis utilisé régulièrement, notamment pour les retranscriptions d’interviews.

Les premières versions étaient un peu bancales cependant, et il lui fallait un bon bout de temps pour que Dragon s’habitue à votre voix et votre accent. Mais la nouvelle version, qui a corrigé ce problème (version 9 preferred, qui est bilingue Français/Anglais d’ailleurs), est quant à elle très rapide ; il ne lui faudra pas plus de quelques minutes pour entraîner la machine à reconnaître votre voix et à en garder une empreinte dans ses fichiers de configuration. Le programme comprend même les commandes de formatage telles que « à la ligne » ou « point-virgule » etc. Il est capable de comprendre quand vous épelez des mots et il vous permet même de créer votre propre vocabulaire, sans doute pavé d’acronymes divers et de noms de produits par exemple, ou d’éléments de vocabulaire spécialisé.

Tout cela est très bien mais ce n’est pas nouveau, et d’ailleurs, je connais pas mal de gens qui ont acheté aussi Dragon Naturally Speaking. La raison pour laquelle j’ai commencé à l’utiliser de façon intensive est tout autre. L’élément déclencheur est un trouble musculo-squelettique (TMS) qui s’est déclaré suite à une mauvaise position et un usage abusif de mon clavier, et Dieu sait que j’ai utilisé mon clavier dans les 20 dernières années ! Il me fallait donc trouver un système pour réduire ma tendinite (c’est la forme que le trouble en question avait choisi d’adopter) afin de réduire la douleur et surtout de me permettre de travailler, donc d’augmenter ma productivité et aussi ma qualité de vie. Passer votre vie à tapoter sur votre ordinateur portable (j’ai acheté mon premier laptop en 1990 alors que je travaillais chez Unisys) n’est pas vraiment de tout repos. Et j’avais fini par me dire que je commençais à en avoir assez de tout ça et qu’il me fallait opérer un changement.

Et c’est à ce point de mon histoire que j’ai choisi de vous présenter qu’arrive Dragon NaturallySpeaking version 9 preferred mobile.Dragon Naturally Speaking - mobile

En fait, au début, j’ai acheté la boîte sans vraiment que ce soit très rationnel. J’ai pensé en voyant la boîte et en découvrant ce nouveau package dit ‘mobile’ qu’avoir un enregistreur numérique serait de toute façon une bonne idée, ne serait que pour enregistrer les interviews quand j’en réalise. Et de fait, cet enregistreur portatif n’a quasiment jamais quitté mon sac à dos depuis que j’ai acheté ce produit. Et il est devenu mon compagnon de tous les jours. A chaque fois que j’ai une idée, que je veux noter quelque chose, ou que je dois faire un compte-rendu, au lieu de la jeter sur le papier, je l’enregistre directement sur le magnétophone numérique, je transfère les fichiers par cable USB sur mon ordinateur et je la donne à ‘manger’ à Dragon qui se charge de la retranscrire automatiquement.

Dragon Naturally Speaking - mobile

Voici donc mon petit secret dévoilé. A chaque fois que je veux écrire un article sur ce blog par exemple, je le dicte avec mon enregistreur et je le poste. C’est aussi simple que ça. Je ne l’écis pas, je le dicte, comme si mon ordinateur était devenu ma secrétaire (en fait, il a tendance à faire moins d’erreurs que la dernière secrétaire que j’ai eue, il y a déjà fort longtemps, il y a prescription). Et ce système n’est pas seulement utile pour le blog, il me sert également à écrire des mémos, des lettres, des e-mails etc. C’est une nouvelle vie qui s’annonce grâce à Dragon et son appendice ‘mobile’. Voilà qui est remarquable, non seulement du point de vue technologique, mais aussi du point de vue du style de vie que ce système rend possible.

Depuis que je l’utilise, j’ai en effet l’impression de profiter à nouveau de mon humanité et de ne plus être l’esclave d’une machine. On ne peut souhaiter à personne d’avoir un clavier comme extension de ses propres doigts pendant toute une vie, et pourtant c’est ce qui est en train de nous arriver. Ces claviers ne sont pourtant pas ergonomiques, ils sont stressants et fatigants et surtout ils vous obligent à vous mettre dans une position qui n’est pas du tout naturelle et qui génère des TMS (devenues aujourd’hui cause n°1 des problèmes de santé au travail, cherchez l’erreur !)

Alors que quand j’utilise ce petit appareil, je peux me concentrer sur ce que je dis, comme si je parlais à quelqu’un, pas comme si j’avais une machine en face de moi. C’est beaucoup plus agréable, beaucoup plus facile et cela vous donne plus d’inspiration et de créativité qu’à fixer un écran d’un œil vitreux pendant 12 heures d’affilée.

Philips Voice Tracer - vendu avec Dragon preferred

Et je ne vous ai pas encore parlé des traductions. Oubliez Altavista Babelfish, Systran et consorts. La traduction humaine n’a pas d’égal dans les traducteurs automatiques et n’en aura probablement jamais d’ailleurs. Les algorithmes de traduction automatiques n’ont d’utilité que si vous désirez lire un texte dans une langue que vous ne maîtrisez pas du tout (la raison étant que les langues ne se laissent pas traduire littéralement et que l’interprétation humaine est l’élément clef de la traduction ; on ne peut pas mettre l’interprétation dans un algorithme, ou plutôt pas encore, et plaise à Dieu qu’on ne puisse jamais – lire Player Piano de K Vonnegut si vous ne voyez pas ce que je veux dire). Quand je dois traduire un texte en Français, ou vice versa, je le fais donc à la volée en utilisant Dragon et l’enregistreur vocal. L’apport en terme de productivité est énorme, malgré les corrections nécessaires (comptez environ 5% du texte pas plus).

Si je voulais décrire ma trousse à outils de productivité, j’utilise le HTC Advantage 7500 pour prendre des notes en mode ‘reconnaissance de caractères’, ce qui est un moyen remarquable pour accélérer la prise de notes. Mais j’utilise aussi un crayon et un papier pour faire mon plan, puis je dicte dans mon enregistreur qui retranscrit tout dans Dragon.

Si je devais évaluer combien de temps je gagne dans ce processus d’utilisation de la reconnaissance de la voix et de la parole, je dirais à vue de nez que je peux produire environ trois à quatre fois plus que ce que je ferais avec la seule utilisation du clavier. En outre, le résultat est bien meilleur, du fait que je ne parle pas à une machine, ma concentration sur le texte est meilleure, et je peux oublier la technologie et le résultat est aussi bien meilleur. Si je devais résumer en quelques mot l’apport de Dragon Naturally Speaking, je dirais que c’est le symbole même de la technologie qui fait oublier la technologie. Et pour en revenir au point soulevé par Mark Weiser auquel nous faisions référence au début de cet article, dans ce cas la technologie redevient ce qu’elle n’aurait jamais dû cesser d’être, à savoir un outil au service de l’utilisateur, voilà à nos yeux l’objectif idéal de tout objet technologique bien construit.

devenez une bête d’organisation personnelle en 1 clic ! was last modified: mai 11th, 2015 by Yann Gourvennec
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Yann Gourvennec

PDG & fondateur chez Visionary Marketing
Yann Gourvennec a créé le site visionarymarketing.com en 1996. Il est intervenant et auteur de 4 ouvrages édités chez Kawa. En 2014 il est devenu entrepreneur, en créant son agence de marketing digital Visionary Marketing, en association avec Effiliation. Il est directeur de programme du Mastère Spécialisé Digital Business Strategy de Grenoble Ecole de Management depuis 2015
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Une réflexion sur “ devenez une bête d’organisation personnelle en 1 clic ! ”

  • 13/01/2008 à 08:30
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    Effectivement, ca a l’air intéressant. par contre à 200€ le logiciel, il attendra un peu 😉
    Merci pour cet article encore très intéressant !

    Réponse
  • 13/01/2008 à 11:36
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    c’est sur que le retour sur investissement doit être bon …(mais je suis étudiant, donc 200€ pour l’instant 😉 )

    Réponse
  • 13/01/2008 à 12:12
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    c’est pas cher si on veut gagner du temps et devenir indépendant d’une secrétaire.

    Réponse
  • 18/01/2008 à 06:48
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    En outre, il existe des versions moins chères. Pour enregistrer vos fichiers .wav, vous pouvez utiliser un pda par exemple, si vous avez un bon micro, cela devrait fonctionner.

    Réponse
  • 19/01/2008 à 22:58
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    Le langage est en effet le mode de communication le plus intuitif. Il prend encore plus de sens avec le dialogue, ce qui explique la valeur ajoutée de Dragon pour la retranscription d’entretiens!
    Merci pour cette astuce.

    Réponse
  • 11/07/2008 à 17:30
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    interessent comment fair pour me procurer un en sachant que je suis en algerie.bref vous devrier esseyer le marcher du magreib nous somme a la recherche de nouvelles technologie.

    Réponse
  • 22/03/2009 à 22:15
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    Bonsoir,
    votre article sur Dragon NaturallySpeaking est très intéressant. Aussi, pourriez vous d’indiquer qu’elle dictaphone vous utilisez ?
    j’utilise pour ma part un Sony ICD-520, mais les résultats sont très décevants. J’obtiens des résultats très bons dès lors que j’enregistre avec le magnétophone de Windows en utilisant un bon micro casque.
    Merci
    Thierry

    Réponse
  • 27/03/2009 à 06:19
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    Bonjour Thierry et merci de l’intérêt que vous portez à mes travaux. Le dictaphone que j’utilise est celui qui était fourni par Dragon dans la boîte « preferred mobile » et c’est le Philips digital voicetracer 7630 dont la photo (pas tout à fait ce modèle là mais presque) est affichée dans ce post. Vous pouvez voir une info sur CNET ici http://www.cnetfrance.fr/produits/baladeurs-mp3/philips-digital-voice-tracer-7630-60441278p.htm
    Son seul défaut est de ne pas être Bluetooth, ce qui vous oblige à le raccorder par USB. Sachez que vous pouvez aussi utiliser votre PDA Windows mobile, DNS accepte également les fichiers. Mais je recommande le Philips, il est simple et efficace et très économe en piles (j’utilise des rechargeables et je les recharge 1 fois tous les mois, mois 1/2 seulement !). Il a une prise pour un micro cravate et une prise pour un casque ce qui est pratique pour corriger les transcriptions. Bonne continuation.

    Réponse
  • 23/07/2009 à 09:39
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    Merci d’avoir pris le temps de dicter cet article intéressant.
    Mon élocution n’est pas exceptionnelle et je reste dubitatif quant à mes résultats mais, comme le reste, ça se travaille …
    Les principaux obstacles restent les contraintes liées au travail en open-space : confidentialité réduite et sens du ridicule (souvenir de dictée sur ViaVoice Gold où mes collègues se gaussaient ouvertement de moi, les traîtres). Si j’achète Dragon Naturally Speaking je m’installe dans les toilettes ?

    Réponse
    • 23/07/2009 à 10:20
      Permalink

      Et merci à vous d’avoir pris le temps de le lire. Oui, c’est un outil vraiment fantastique. Mais vous avez raison pour ce qui est du travail en open space. C’est pour cela que quand j’étais en open space – à l’époque de ce post – j’utilisais beaucoup la version MOBILE preferred avec l’enregsistreur Philips qui est en photo dans le post. Et du fait je continue à l’utiliser comme canal privilégié.

      Réponse
  • 23/07/2009 à 16:33
    Permalink

    Bonsoir,

    J’ai lu votre article avec beaucoup d’intérêt car je suis à la recherche d’une méthode d’organisation personnelle depuis quelques semaines.

    Dragon est éffectivement un aide mémoire très éfficace, cependant pour ma part une fois les notes dictées et enregistrées sur l’ordinateur reste encore à les relires pour corrections (ayant un problème avec l’ortographe, je ne doute pas qu’il fasse mieux que moi) et à les réorganiser en fonctions des différents sujets traitées.

    Je suis convencu qu’il y a un vrai gain en productivité sur une partie de mon travail mais j’ai une vision plus large de l’organisation, à ce sujet tout reste à faire.

    J’ai trouvé une société qui propose une prestation à ce sujet : http://www.trapec.com/

    Merci encore pour votre article.

    David

    Réponse
    • 24/07/2009 à 11:42
      Permalink

      merci pour le lien, très intéressant. Votre remarque est justifiée, il ne s’agit que d’un outil et rien d’autre. Le jour ou un logiciel tapera à votre place vous n’aurea plus de boulot, cela voudra dire que les machines sont plus fortes que les humains, ce qui à mon avs n’est pas près d’arriver. Relisez Player Piano de Kurt Vonnegut. Bien à vous.

      Réponse
  • 17/10/2009 à 23:10
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    merci pour ce flash c’est un produit utile aux managers;efficacité , independance et créativité je n’en souhaite pas mieux pour travailler en équipe et merci pour l’article

    Réponse
  • 15/11/2009 à 18:03
    Permalink

    votre article alère tés bien mais je ne lais pas lu en ententié car je n’ais pas trop conpris . moi je n’est que 15 ans je ne connais pas tré bien le monde du marketing mais moi se qui m’interese le plus ses le markting specialement dasns la ( mode ) l’anée prochaine je dois partire en aprentissage mais je ne ses pas vers koi me dirigé pour atindre mon objectif: la mode .danc je vous demande si vous voulais bien me repondre pour pouvoir me metre les chosse o claire dans ma tete . merci davance a trés biento

    Réponse
  • 06/04/2012 à 09:36
    Permalink

    Bonjour Visionary

    toujours dans l’optique de travailler plus vite et gagner du temps au bureau, j’ai fondé BeesApps et nous avons lancé Beesy, une application de prise de notes intelligente qui alimente automatiquement un gestionnaire de tâche.
    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ pour en avoir un aperçu.

    Nous sommes une jeune start-up française et nous sommes preneur de tous les retours sur ce concept de prise de notes pour vous faire gagner du temps et faire progresser votre efficacité au bureau.
    Nous serions ravi si vous vouliez tester cette application, contactez nous
    http://www.beesapps.fr/contact-beesapps/ pour en discuter et vous fournir un code promo.

    Dans l’attente de vous lire
    David
    fondateur de BeesApps

    Réponse

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