32 pages pour devenir une bête d’organisation personnelle

Mark McGuinness nous fait part de son expérience personnelle en tant que Webdesigner en nous donnant des conseils simples et pratiques pour mieux gérer son temps et ses priorités tout en gardant sa créativité.

L’introduction de cet ebook gratuit est particulièrement drôle et de nombreuses personnes s’y retrouveront avec la matinée type que nombre d’entre nous connaissent: la boite emails qui vomit ses messages, les appels de relance pour les projets à remettre le jour même, les affaires à traiter dans l’urgence… et surtout le manque d’organisation dans un quotidien trépidant…

Ce guide de 32 pages est résolument pratique et donne de vrais conseils pour optimiser son temps et mieux s’organiser en reprenant l’essentiel de plusieurs méthodes d’organisation.

Ce livre s’adresse bien entendu aux indépendants, consultants… mais également à tout ceux qui doivent gérer de nombreuses demandes de front (marketeurs, commerciaux…).

Marc étant très pris personnellement (blogger, écrire des poèmes, se marier; reprendre ses d’études…) et professionnellement (son activité webdesigner indépendant…), que sa première idée d’essayer de trouver plus de temps pour gérer son activité (mettre de côté pendant quelques temps la poésie), de se lever plus tôt (6h30 du matin !)…

Mais pour gérer efficacement son activité la meilleure solution reste de mettre en place une véritable méthode pour mieux s’organiser et optimiser son temps.

Mark présente tout d’abord la méthode du général EISENHOWER pour hiérarchiser les tâches à effectuer.

Organisation de son travail

Ce système permet de classer les tâches selon le degré d’urgence et d’importance pour se concentrer uniquement sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes à traiter en premier (ex: rendre un plan marketing avant ce soir), puis de faire un tri entre les autres actions et ne traiter immédiatement que celles qui sont essentielles (ex: important mais pas urgent d’envoyer le courrier à la poste avant le passage du facteur).

Une fois ce premier classement effectué, il faut savoir que la plus importante réserve de temps est les actions « importantes mais pas urgentes ». Il faut les repousser autant que possible ou obtenir des délais supplémentaires pour la remise des éléments (tout le monde se laisse toujours quelques jours de marge de sécurité qui mis bout à bout donne des semaines de jours non exploités !).

Si vous êtes débordé par des dizaines d’email, mettez en place un système pour mettre fin à la culture de l’urgence: vous n’êtes pas obligé de répondre tout de suite aux messages. Créez un répertoire « Action » avec tous les emails à traiter dans la journée et ne vous préoccupez pas des emails reçu aujourd’hui. Et si c’est vraiment urgent vos collègues vous contacteront par téléphone. Demandez-vous toujours si c’est vraiment essentiel de répondre tout de suite à cet email ou si cela peut attendre demain…

Ce système de gestion en bloc permet de se laisser des plages complètes de temps pour répondre aux emails, ce qui permet de traiter plus rapidement le travail.

Attention, il ne faut pas se faire une liste de tâches sans fin avec toutes les actions à réaliser dans la journée… Il faut se fixer pour sa journée 4 ou 5 activité à réaliser et réellement faisable. Il suffit ensuite de les noter sur un post-it et de barrer au fur et à mesure le travail effectué.

Mark nous conseille également de bien repérer les périodes de la journée où vous êtes le plus créatif et réserver ces périodes aux travaux créatifs ou qui méritent un important travail de réflexion (cela peut être le soir après 18h, le matin à 8h…).

Pour améliorer votre créativité repérez ce qui vous aide dans votre créativité: morceau de musique, calme, un café, une cigarette… et mettez vous en condition. Si nécessaire créez vous-même un petit rituel qui rappellera à votre cerveau qu’il va être temps de donner le meilleur de ses petites cellules grises.

Bien entendu il faut éviter d’être dérangé durant ces moments (pas de MSN, pas d’Outlook, pas de téléphone…). Le manque de concentration est l’ennemi principal de la créativité…

Parmi les conseils de gestion des priorités, on peut aussi retenir :
Laisser une boite de réception Outlook la plus vide possible afin de bien repérer les emails arrivés.
Ne vous laissez pas avoir par la tentation de répondre à tous les emails dans la journée. Si vous donnez cette habitude à vos correspondants ils vont vous en demander toujours plus.

Pour gagner en efficacité il est essentiel également de noter dans 1 seul fichier et dans 1 seul endroit, et systématiquement, toutes les tâches à effectuer (ex: les tâches d’Oulook, un fichier Excel…). Cette liste doit être la référence de tout ce que vous avez à faire. Vous devez noter systématiquement ce que vous devez faire. La seule exception est votre to do list de la journée qui est un extrait des tâches à faire dans la journée.

En notant tout systématiquement et immédiatement dans un fichier, vous aurez l’esprit libre pour réfléchir. Ne laissez rien encombrer votre esprit.

Pour que ce système fonctionne il est essentiel :
– De bien effectuer le travail que vous avez défini dans vos listes.
– De faire un tour régulier de vos listes pour ne garder que les tâches à effectuer et en extraire les nouvelles tâches à effectuer.
– De préparer votre journée avec les tâches importantes à faire (soit le soir en partant, soit le matin en arrivant).

Pour en savoir plus, téléchargez le livre « Gagnez du temps tout en restant créatif » de Mark McGuinness (« Time management for creative people » en anglais dans le texte).

32 pages pour devenir une bête d’organisation personnelle was last modified: décembre 28th, 2007 by conseilsmarketing

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